Aufgabenmanagement ist immer wieder ein zentraler Punkt bei allen meinen Seminaren und Trainings. Die Outlook-Aufgaben können zwar viel, werden aber oft auch als sperrig empfunden. Nun gibt es mit der App „To-Do“ einen bemerkenswerten Schulterschluss.
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| Die App |
Das Benutzen der App ist einfach und funktional. Die einzige
Voraussetzung ist ein Microsoft-Konto. Es geht sowohl mit einem privaten als
auch einem Geschäftskonto. Die App habe ich bisher auf Smartphone, Tablet und
Desktop getestet.
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| Die wichtigsten Funktionen |
Unter „Mein Tag“ sind die Aufgaben des Tages gelistet.
Direkt darunter, bei To-Do finden sich die Aufgaben, die im
Aufgaben-Modul des zugehörigen Outlook-Kontos stehen (!). Von dort lassen sie
sich mit einem Klick in „Mein Tag“ verknüpfen.
Unter „Neue Liste“ können für Projekte eigene Listen
angelegt werden, die auch geteilt werden können.
Das Teilen geht einfach über einen Link, über OneNote oder
auch über Skype. Hier besteht eine konkrete Möglichkeit, Aufgaben
direkt zu teilen und sich gegenseitig über den Status informiert zu halten. Ein
„win-win“ für alle Beteiligten.
Der/die Empfänger müssen sich für den „Listenbeitritt“
ebenfalls mit einem Microsoft-Konto anmelden - bei Geschäftskonten ist das oft auf die Mitarbeitenden des eigenen Unternehmens beschränkt.
Das ist eine gewisse Einschränkung. Der in meinen Augen
wichtigste Punkt, den ich vermisse für die Teamarbeit ist aber ein anderer: zwar
wurde die Info über das Erledigen einer Aufgabe sofort synchronisiert, doch wer
genau das Ding auf „erledigt“ gesetzt hat, war nicht zu sehen. Ebenso lassen
sich die Aufgaben und Teilaufgaben einer Liste nicht bestimmten Personen
zuordnen. Hat man diesen Wunsch, ist eher Planner das Mittel der Wahl.
Erstes Fazit: To-Do ist zweifellos einen Blick wert – für
den alltäglichen Kleinkram, der aber dennoch seinen Platz braucht. Besser als
Zettel und unstrukturierte E-Mails der Kategorie „kannst Du mal…“ ist es
jedenfalls. Für die Nutzung als Einzelperson gefällt es mir ebenfalls. Für Projekte, die diesen Namen verdienen, muss es definitiv ein
anderes, umfangreicheres Tool sein.
...man muss Outlook schon mit seinem Microsoft-Konto verbunden haben,sonst klappt das mit der Verbindung nicht. Aber wer arbeitet schon mit seiner @outlook.de-Adresse?!
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