Prozesse aufräumen: Wie geht das? (Teil 1)

Jeder ist einsichtig, dass Prozesse möglichst schlank sein sollen. Schließlich wollen wir mit der Zeit unserer Kollegen und Kunden und unserem Geld sparsam umgehen. Doch warum sind die Prozesse in den meisten Organisationen immer noch so schwierig? Ich glaube, wir wissen einfach noch nicht, wie das praktisch geht. Zeit für eine Anleitung.

Als Organisationsberater stellen wir oft mit unseren Kunden Prozesse um und Rollen klar. Als Berater haben wir das Ideal der Selbstorganisation, d. h. die Kunden sollen ihre Prozesse selbst verbessern. Die Lösungen sind besser und die Umsetzung ist nachhaltiger, als wenn ich mir tolle Prozesse allein ausdenke. Zudem sollte eine Organisation kontinuierlich ihre Prozesse verbessern, nicht nur, wenn mal ein Berater herumlungert.

Prozesse optimieren ist nicht einfach

Ich habe Technische Informatik studiert und mich viel mit Anforderungsmanagement und Softwaredesign beschäftigt. Auch nach vielen Jahren finde ich es gar nicht so einfach, gute Prozesse zu entwerfen. Wenn also ich mit fundiertem Wissen und viel Erfahrung schon Schwierigkeiten habe, was sollen dann meine Kunden erst sagen, die ganz andere Sorgen haben?

Es gibt schon ganz einfache Schwierigkeiten:

• Nach welchen Kriterien soll ich einen Ablauf optimieren? Schneller, kostengünstiger?
• Wie beschreibe ich einen Prozess? Es gibt Abläufe, die lassen sich gut strukturieren und für die kann man Diagramme zeichnen. Es gibt aber auch Abläufe, die nicht stark strukturiert sind. Dazu gehören wissensintensive Prozesse. Dafür kann man kein Ablaufdiagramm zeichnen. Da braucht man Adaptive Case Management.
• Woher weiß ich, was ich verbessern kann? Ich bin ja die bisherigen Abläufe gewohnt und kann mir gar nicht vorstellen, dass ich sie anders machen kann.
• Wie einige ich mich mit anderen über den neuen Standardablauf? Jeder sieht den Ablauf durch seine Brille. 

Wo fangen wir an?

James hat in einem seiner letzten Beiträge das Aufräumbuch "Magic Cleaning" /1/ erwähnt, was ich mir prompt gekauft und durchgelesen habe. Das Buch fand ich deshalb interessant, weil es viele Aufräummythen angeht und bessere Lösungen anbietet. Ein Gedanke ist, dass es einfacher ist, nach Kategorien aufzuräumen, als nach Räumen. Die Autorin schlägt bewusst die Aufräumreihenfolge Kleidung, Bücher, Papierkram, Erinnerungsstücke vor. Ihr Argument ist, dass das Aussortieren von Kleidungsstücken und Büchern emotional nicht so anstrengend ist, wie das Wegwerfen von wichtigen Schrift- und Erinnerungsstücken. Von Kategorie zu Kategorie lerne man dazu.

Diesen Gedanken fand ich ziemlich genial. Im nächsten Teil übertrage ich ihn auf Prozesse. Hier geht es zu Teil 3 und Teil 4.

Anmerkungen

• /1/ Kondo, Marie ; Lubitz, Monika: Magic Cleaning : Wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert. 1. Aufl.. Reinbek bei Hamburg: Rowohlt Verlag GmbH, 2013.