Eine große Menge an teaminternem E-Mail-Verkehr entsteht, weil man sich über ein bestimmtes Dokument austauscht. Möglichweise auch noch das betreffende Dokument als Anlage mitschickt. die unguten Folgen dieses Vorgehens wurden hier schon öfter erläutert (/1/). Heute stelle ich eine sehr einfache Funktion von OneNote vor, die erlaubt, Notizen zu einer Word- oder PowerPoint Datei an zentraler Stelle zu erstellen und diese direkt mit der bearbeiteten Stelle des betreffenden Dokumentes zu verknüpfen.
Das Beste daran ist: es macht gar keine zusätzliche Arbeit! Ich setze voraus, dass Sie schon ein Team-Notizbuch haben (/2/).
Wenn Sie jetzt ein Dokument bearbeiten, zu dem Sie Notizen hinterlegen wollen, schalten Sie OneNote in den Andock-Modus durch einen Klick auf der Schnellstart-Symbolleiste (siehe Abb. 1).
OneNote erscheint dann als schmales Fenster am linken Rand des Bildschirms. Sie können so direkt zwischen den beiden Anwendungen hin- und herwechseln.
Wenn Sie jetzt einen Eintrag in OneNote machen, wird dieser automatisch mit der eben bearbeiteten Stelle Ihres Office-Dokumentes verknüpft. Geht man also später in das Notizbuch kann man von der Notiz aus zu dem entsprechenden Dokument navigieren - und zwar nicht an den Anfang, sondern genau zu der Stelle, an der der Cursor stand, als die Notiz erstellt wurde (siehe Abb. 2).
Also öffnet man OneNote, dockt es an und macht die Notizen an einer passenden Stelle des Notizbuches. Will man später den Entwicklungsprozess nachvollziehen, geschieht das in OneNote. Alle Schritte könnten dort dokumentiert sein und mit den Links zu den entsprechenden Objekten in PowerPoint versehen. Auf diese Art und Weise sind Dokument und Informationen darüber beisammen und belasten kein E-Mail-Postfach.
Das funktioniert auch gut mit dem Internet Explorer, um Recherchenotizen zu erstellen und zu verwalten.
Hinweise: Falls das bei Ihrem OneNote so nicht geht, gibt es zweierlei Prüfungen:
Das Beste daran ist: es macht gar keine zusätzliche Arbeit! Ich setze voraus, dass Sie schon ein Team-Notizbuch haben (/2/).
Wenn Sie jetzt ein Dokument bearbeiten, zu dem Sie Notizen hinterlegen wollen, schalten Sie OneNote in den Andock-Modus durch einen Klick auf der Schnellstart-Symbolleiste (siehe Abb. 1).
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| Abb.1: Andock-Modus bei OneNote einschalten |
OneNote erscheint dann als schmales Fenster am linken Rand des Bildschirms. Sie können so direkt zwischen den beiden Anwendungen hin- und herwechseln.
Wenn Sie jetzt einen Eintrag in OneNote machen, wird dieser automatisch mit der eben bearbeiteten Stelle Ihres Office-Dokumentes verknüpft. Geht man also später in das Notizbuch kann man von der Notiz aus zu dem entsprechenden Dokument navigieren - und zwar nicht an den Anfang, sondern genau zu der Stelle, an der der Cursor stand, als die Notiz erstellt wurde (siehe Abb. 2).
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| Abb. 2: Vorschau auf verknüpftes Dokument |
Was nützt das?
Nun, eine ganze Menge. Ist über eine bestimmte Präsentation in PowerPoint eine Notiz zu machen, kann man das vielleicht in das Notizenfeld schreiben. Möglicherweise sind die Informationen aber nicht für alle Menschen interessant, die diese PowerPoint-Datei erhalten, sondern nur für das Entwicklerteam.Also öffnet man OneNote, dockt es an und macht die Notizen an einer passenden Stelle des Notizbuches. Will man später den Entwicklungsprozess nachvollziehen, geschieht das in OneNote. Alle Schritte könnten dort dokumentiert sein und mit den Links zu den entsprechenden Objekten in PowerPoint versehen. Auf diese Art und Weise sind Dokument und Informationen darüber beisammen und belasten kein E-Mail-Postfach.
Das funktioniert auch gut mit dem Internet Explorer, um Recherchenotizen zu erstellen und zu verwalten.
Hinweise: Falls das bei Ihrem OneNote so nicht geht, gibt es zweierlei Prüfungen:
- Datei-Optionen - Erweitert; dort sind zwei Kontrollkästchen, die das Erstellen verknüpfter Notizen erlauben oder nicht. Standardmäßig wird erlaubt.
- Es geht auch nicht, wenn Sie z. B. unter OneNote 2010 ein Notizbuch verwenden, das unter 2007 erstellt und nicht konvertiert wurde.
- Excel und Access wird leider nicht unterstützt, Outlook auf andere Weise.
Anmerkungen
- /1/ Jan Fischbach: Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 1), Teamworkblog, erschienen am 10. Dezember 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/12/noch-einmal-e-mail-flut-und-was-teams.html
- /2/ Sigrid Hess: Echtzeitprotokolle in OneNote, Teamworkblog, erschienen am 27. August 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/08/echtzeitprotokolle-in-onenote.html
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