Das Teamwork-Blog

„Wer schreibt Protokoll?“ alle betrachten angelegentlich ihre Schnürsenkel … Diese Arbeit gilt als undankbar und ist sehr unbeliebt. Warum eigentlich?  Wenn für die Protokolle Ihrer Teammeetings keine starren Regeln gelten, versuchen Sie doch einmal eine ganz andere Art von Protokoll zu machen. Verwenden Sie OneNote. Und erstellen Sie das Protokoll gleich in der Sitzung: Dann gibt es keine Missverständnisse mehr, denn jeder sieht gleich, was aufgeschrieben wird. Wie es geht, erkläre ich in diesem Beitrag:

Ein Hinweis in eigener Sache: Am 25.07.2012 ist im Projektmagazin ein Artikel von uns über intuitiven Umgang mit Projekten erschienen (kostenlos für Abonnenten, sonst 2,50 EUR, /1/). Bislang haben mehr als 25 Leser den Artikel gut bewertet oder kommentiert. Wir hoffen, dass wir noch mehr Feedback und Kommentare (und Sterne) von den Leserinnen und Lesern bekommen. Wir suchen den Dialog mit anderen Projektmanagern.

Teams können Prozessbeschreibungen gut gebrauchen: Sie stellen quasi einen Fundus an gemeinsamem Teamwissen dar. Sie erleichtern Vertretung und Einarbeitung und bereiten das Fundament einer Softwareunterstützung der Tagesarbeit. Seit einiger Zeit aber richtet sich das Augenmerk auf Prozesse, die sich einer einfachen Beschreibung hartnäckig widersetzen.

Jeder, der vor einer verschlossenen Badezimmertür gewartet hat, kennt diese Frage: "Wie lange brauchst Du noch?". Wir haben dann mehrere Möglichkeiten: wir raten oder wir schätzen auf Grund unserer Erfahrung. Die häufigste Reaktion ist, wir warten ab. Warten Sie gern? Ich nicht so gern. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, das Schätzen auf Basis von Daten. Im ersten Teil habe ich vorgestellt, wie das mit einfachen Vorgängen geht /1/. In diesem Beitrag sehen wir uns ein schwieriges Beispiel an und überlegen, was das für Teams bedeutet.

Jeder, der vor einer verschlossenen Badezimmertür gewartet hat, kennt diese Frage: "Wie lange brauchst Du noch?". Wir haben dann mehrere Möglichkeiten: wir raten oder wir schätzen auf Grund unserer Erfahrung. Die häufigste Reaktion ist, wir warten ab. Warten Sie gern? Ich nicht so gern. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, das Schätzen auf Basis von Daten. Wie das geht, stelle ich hier vor.

Das Teamworkblog hat sich bei seiner rastlosen Jagd auf Vermehrung des Lesernutzens ein neues Angebot ausgedacht: Das Büroanalyselabor. Damit sollen unsere Leser die Effizienz ihrer Büroprozesse und –strukturen analysieren und messen können. Heute ein erstes Tool: Die Festplattenanalyse.

„Toll, ein anderer macht’s“ – Die Definition von Team ist für den Zyniker klar.  Außer dieser Einstellung erleben wir jede Art eigennützigen Verhaltens, häufig genug von nächsten Kollegen.  Wenn Kollegen so nervig und unverlässlich sind, kann Teamarbeit noch klappen? Wir haben hier im Teamworkblog schon darüber reflektiert , ob Personen alleine nicht besser mit ihrer Arbeit vorankommen als in Teams /1/.  Aber jetzt stellen wir die Frage noch provokativer:  In einer Welt, wo jeder seinen eigenen Vorteil zu suchen scheint, welche Motive habe ich überhaupt zu kooperieren?

OneNote ist im Lieferumfang jedes Office 2010 Paketes enthalten und eignet sich hervorragend dazu, „Wissensschnipsel“ im Team zu sammeln. OneNote kann nämlich mehrere Benutzer im gleichen Notizbuch verwalten! Legen Sie es in einem gemeinsamen Ordner ab und es kann losgehen.

Einer der Nachteile von Outlook und anderen E-Mail-Programm ist die Listenform, in der die Mails dargestellt werden. Das passt schlecht zu der Art, wie unser Gehirn Informationen interpretiert. Was könnte denn besser sein?

Was motiviert Teams /1/? Wolf hat mich in seinem letzten Artikel daran erinnert, dass Menschen in Geschichten denken. Dieser Punkt ist aus zwei Gründen für die Motivation von Teams wichtig . Es macht Spaß, im Team zu arbeiten, wenn man die ganze Geschichte zur aktuellen Aufgabe kennt und wenn dies eine schöne Geschichte ist.

Fast wie ein Ritual betont ein Projektmanager mit einem ernsten Ton und fett gedruckt in der Kick-Off-Präsentation die magischen Wörter „Management Commitment“. Er meint natürlich damit, dass der Projekterfolg vom „Dahinterstehen“ des Top Managements abhängig ist. Alle im Raum einschließlich der Mitglieder des Lenkungsausschusses nicken brav. Und im Kopf des Zynikers dreht sich der Gedanke, „Viel Glück. Das hatten wir letztes Mal auch gesagt, und trotzdem haben wir kaum etwas vom Chef gehört, bis auf das Anbrüllen, nachdem der Kunde den Vertrag gekündigt hatte“.

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten. Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.

Ein Ministerium findet die Unterlagen nicht mehr, mit denen ein Aktiengeschäft über mehrere Milliarden Euro eingefädelt wurde. Dies nur ein aktuelles Beispiel für unsere E-Mail-Probleme. Es stand in der Stuttgarter Zeitung vom 29. März 2012: Ein Untersuchungsausschuss des baden-württembergischen Landtags konnte seiner Aufklärungsaufgabe nur mühsam nachkommen, weil das zuständige Ministerium keine vollständigen Unterlagen liefern konnte. Zum Hintergrund: Die letzte CDU-geführte Landesregierung unter Stefan Mappus hatte ein Aktienpaket des Energieversorgers EnBW zurückgekauft. Dafür hatte sie dem französischen Staat 4,5 Milliarden Euro gezahlt. Nach der Neuwahl setzte die neue Landtagsmehrheit einen Untersuchungsausschuss ein, um die genauen Umstände dieses (politisch umstrittenen) Kaufs zu klären. Der Ausschuss stieß bei seinem Auftrag auf große Schwierigkeiten.

Es gibt bestimmte Arbeiten, die immer gleich ablaufen. Zum Beispiel habe ich es oft mit vielen Textdokumenten zu tun, die ich von verschiedenen Kollegen bekomme. Meine Kunden möchten aber eine einzige PDF-Datei, in der sie sich schnell zu Recht finden. Dazu muss ich jede Word-Datei öffnen und als PDF-Datei abspeichern. Hinterher muss ich alle PDF-Dateien in der richtigen Reihenfolge aneinander hängen. Das lässt sich automatisieren. So gewinne ich Zeit für andere Dinge und meine Kollegen haben etwas mehr Zeit, um mir Informationen zu liefern. In diesem Artikel erkläre ich, mit welchen Tools ich aus vielen Word-Dokumenten eine PDF-Datei mache. In unserer Firma koordiniere ich die Kundenverträge, d. h. zu Beginn erstelle ich viele Word-Dokumente und verteile sie an Kollegen. Diese tragen die Details ein und schicken mir die Dateien zurück. Wenn man einen Vertrag mit 60 Dokumenten hat und jeden Tag Änderungen kommen, fängt man an zu überlegen, ob sich das Erstellen von P...

Wenn Teams an eine große Aufgabe herangehen, denken sie zunächst daran, was sie alles tun müssen. Hier müssen wir umdenken: Was wollen wir erreichen (und was ist der minimale Aufwand dafür). In diesem Artikel stellen wir eine Methode dafür vor. Wollen Sie mit Ihrem Team in Ihren Projekten ein Entrepreneur sein? „ Was? Ein Entrepreneur? Wie kann ich das denn? Ich bin nur Teamleiter. “ Aber, doch. Unternehmertum ist nicht schwierig. Es gibt sogar ein Erfolgsrezept für die Projekte Ihres Teams, das auch gut für Ihre Karriere ist: Die Ergebnis- oder Produkt-basierte Planung. Zunächst ein paar Wörter über Unternehmertum. Das Wort ist üblicherweise mit etwas Großartigem verbunden: Facebook, Steve Jobs, Milliardär werden. Schalten Sie die Medien aus und schauen Sie sich um. Das neue, leckere Tapaslokal an der Ecke, die neue Boutique für italienische Mode oder der kleine, regionale Telekom-Anbieter. Da steckt ein Unternehmer dahinter. Das sind Start-Ups. Manche werden klein bleiben, aber...

Menschen, die in ihren Organisationen etwas bewegen wollen, müssen sich oft mit Widerstand gegen Veränderungen auseinandersetzen. Ihnen würden Begriffe nützen, die diese Entwicklungshindernisse beschreiben und erklären. Stiftet der Begriff „passiv-aggressive Organisation“ diesen Nutzen?

Für alle, die aus einer E-Mail eine Aufgabe generieren möchten - im eigenen Postfach oder im Vertretungsfall Peter Meier vertritt seine Kollegin Claudia und checkt ihr Postfach. Da, diese Mail hat wirklich Zündstoff, da muss Peter sich drum kümmern. Natürlich kann er sich die Mail weiterleiten - aber viel einfacher ist, er bringt sie direkt in seine Aufgaben. Das geht so: Klicken Sie einfach die Mail an und ziehen Sie diese mit gehaltener Maustaste in das Aufgabenfeld in der Navigationsleiste links. Es wird eine Aufgabe erstellt, die den Betreff der E-Mail übernommen hat. Der Text der E-Mail steht im Notizenfeld. Achtung: Anlagen werden nicht übernommen und das Weiterversenden dieser Mail geht nicht mehr ohne Umkopieren aus den Aufgaben heraus. Die Mail selbst bleibt wo sie ist. Wenn Sie mehr Wahlmöglichkeiten haben möchten, gehen Sie so vor: Ziehen mit rechter Maustaste Drag+Drop mit rechts ist recht unbekannt, aber oft hilfreich; so auch hier: Wenn...

Beim Suchen nach Dateien auf der Festplatte findet das “Googeln“ immer mehr Anhänger. Kann uns diese Neuerung in Zukunft das „Taggen“ der Dokumente (d.h. Abspeichern in Ordner, das Erfinden von Namen usw.) ersparen? Am Schluss des Artikels laden wir zu einer Themenwerkstatt ein.

Scrum ist in aller Munde. In die Welt der IT-Projekte ist Scrum synonym für agiles Projektmanagement /1/. Seine Agilität befreit Teams von den Altlasten des traditionellen Projektmanagements. Als PRINCE2-Verfechter wenden wir schon seit Jahren Aspekte von Scrum in Projekten an. Deshalb war es höchste Zeit ein richtiges Scrum-Seminar (zweitägig) zu besuchen. Mal schauen, was die Experten zu sagen haben. Zunächst eine Überraschung: Scrum ist keine Methode zum Managen von Projekten. Die Autoren (K. Schwaber und J. Sutherland) bezeichnen Scrum als Methode zum Entwickeln von Produkten /1/. Sie konzentriert sich auf die Teams und die Produkte, die es entwickelt - egal in welchem Kontext (Changes, Pflege, Projekte). Deshalb gibt es für Scrum Teams auch nur ein „Product Backlog“, das die Anforderungen für alle Produkte enthält, die es betreut. Mit dieser Information habe ich Scrum sofort besser verstanden. Vorher fehlten mir die Elemente eines guten Projektmanagements - vor allem die w...

Es gibt Teams, die müssen mehr Leistung bringen. Die guten alten Zeiten sind vorbei, Stellen werden nicht wieder besetzt und die Konkurrenz bietet die gleiche Leistung zum halben Preis. Viele Teams haben mit dem sog. Scrum-Modell erstaunliche Fortschritte gemacht. Damit ändert ein Team die Art, wie es in Projekten zusammen arbeitet. Aber reicht es, wenn sich alle an die Scrum-Regeln halten? Hier stelle ich die Ergebnisse einer Studie vor, bei der Fehler von Scrum-Einführungen beobachtet wurden. Kann man messen, wie gut Teams zusammen arbeiten? Vielleicht kennen Sie das Modell von Dickinson und McIntyre /1/. Für sie sind folgende Begriffe wichtig: Teamorientierung Teamführung Kommunikation Überprüfung Rückmeldung Vertretung Koordination Die Leistung des Teams steigt demnach an, wenn man besser kommuniziert und versteht, was die anderen tun. Das Team wird besser, wenn man Feedback bekommt und für andere einspringen kann. Durch verschiedene Werkzeuge und Rituale unterstützt Sc...

Gibt es auch auf Ihren Fensterbrettern „graue Stapel“, gesammeltes Papierchaos und Tische, auf denen sich nur die Eigner mittels Kompass zurechtfinden? Das funktioniert auch - so lange der Eigner am Platz ist; aber in dem Moment wo dieser fehlt und etwas aus seinem Aufgabenbereich gebraucht wird, zeigen sich die Tücken. Unlängst war ich in einem Büro zur Büroorganisationsberatung eingeladen. Dort zeigte sich auf einem Schreibtisch – etwa 150 x 90 cm groß - eine zwei-Finger-dicke Schicht an Papieren, gleichmäßig verteilt. „Da drin ist die Steuerkarte, die ich heute Nachmittag dringend brauche!“ sagte die Besitzerin des Schreibtisches. Wir benutzten die Winston-Technik /1/: Dazu richten Sie auf einem Extra-Tisch oder auf dem Fußboden 4 Rechtecke ein (siehe Abb. 1). Abb. 1: Bedeutung der 4 Aufräumfelder Auf das erste Rechteck (Wegwerfen) kommt ein Papierkorb oder besser ein Karton vom Kopierpapier für das Altpapier, ggf. ein Aktenvernichter. Auf das zweite Rechteck (Weiterleit...

Mitglieder von Teams beklagen sich oft, dass sie nicht verstanden werden. Wieso wird die gute Idee nicht aufgenommen? Wieso antwortet keiner auf die guten Konzepte? Mein Punkt ist, dass viele Texte einfach nicht verständlich sind. Interessanterweise gibt es Werkzeuge, die die Verständlichkeit messen können. Hier ist meine persönliche Auswahl. Bernd Geropp hat unlängst ein Plädoyer für mehr Klartext veröffentlicht /1/, das ich unterstütze. Sicher haben die Leserinnen und Leser des Teamwork-Blogs manchmal den Kopf geschüttelt, wenn sie unverständliche E-Mails oder Konzepte bekommen haben. (" Was will mir der Autor bloß sagen? "). Der Text mag inhaltlich richtig gewesen sein, aber technisch schlecht geschrieben - deswegen kam er auch nicht an. Das ist interessant. Denn Lesen ist erst mal ein mechanischer Vorgang. Je länger und verschachtelter ein Satz ist, desto schlechter kann man ihn im Gedächtnis behalten. Wortlänge und Silbenanzahl spielen ebenfalls eine Rolle. Diese Din...

Hier stelle ich das Buch „Switch“ von Chip und Dan Heath vor. Es handelt von nachhaltiger Motivation für Änderungsprozesse - bei sich selbst und im Team. Am Schluss wird eine Frage zur Diskussion gestellt.

„Alle meine Anforderungen haben höchste Priorität,“ sagt der Kunde fordernd. „Perfekt. Kriege ich hin,“ antwortet der eifrige Entwickler, der gerade ein „Good Customer Service“-Seminar besucht hat. Zurück am Schreibtisch fängt er an, den Projektplan zu schreiben. Nach dem dritten Startversuch stellt er fest, dass alle Prioritäten auch ganz niedrig sein hätten können, oder vielleicht in der Mitte, oder… Fiktiv wie diese Szene ist, stellt sie den Kern eines Problems dar. Priorisierung bedeutet eine nach Rang sortierte Entscheidung über das, was wichtig ist. Es ist nicht kein Fremdwort, das Druck aufbaut. Die Priorisierung findet immer in einem wirtschaftlichen Kontext statt. Praktisch hat der Kunde immer eine feste Vorstellung von seinem Budget - egal ob er ein Festpreis-Projekt einfordert. Kurz gesagt: ich kann nicht alles im Leben haben. Wir treffen täglich solche Entscheidungen. Können wir heute schon wieder Essen gehen? Wollen wir ein iPad kaufen oder lieber für das Haus spa...

TEAM – Toll Ein Anderer Macht’s – Sicher kennt jedes Teammitglied diese mehr oder weniger sinnige Auslegung. Ja, es geht um das Erledigen von Aufgaben unter der Beteiligung mehrerer Personen. Zur häufig beklagten Flutwelle im E-Mail-Eingang trägt auch wesentlich folgende Aufgaben-Abstimmungs-Methode bei: die Arbeitspakete werden per E-Mail hin- und hergeschickt, ebenso die „Verhandlungen“ wer jetzt was bis wann mit wem tut. Auch muss dem Projektleiter mitgeteilt werden, dass das eigene Arbeitspaket ruht, weil der Huber nicht mit den Zahlen um die Ecke kommt. All das macht ein großes Volumen im E-Mail-Posteingang aus. Und erst die Mühe, die man aufwendet, um dem Projektleiter mitzuteilen, dass der Huber schon wieder … Immer wieder staune ich in meinen Seminaren, dass die Aufgabenfunktion in Outlook wenig bekannt ist und noch weniger konsequent genutzt wird! Ganz besonders die Möglichkeit der Aufgabenweitergabe ist äußerst wirkungsvoll. Der Verantwortliche legt die Aufgabe in seine...

Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)

Ordnung macht glücklich. Damit meine ich keine „geleckte Ordnung“. Ordnung heißt: „Jedes Ding hat seinen Platz.“ Ich weiß, dass meine Kaffeetasse im oberen mittleren Fach des Hängeschranks in der Küche ist. Das lässt mich zutraulich in die Welt treten zu morgendlicher Stunde, in der ich zu nichts weniger Lust hätte als eben dazu.

Ich habe am Wochenende mit einem Freund darüber diskutiert, ob sich eine vernünftige Organisation im Team überhaupt lohnt. Warum lassen wir nicht alles so, wie es ist, und handeln nur, wenn die Hütte brennt?

Das „ganz normale“ Vorgehen, wenn man etwas ablegen will ist: ich nehme ein Stichwort und schreibe es auf den Ordner. Das klappt ganz gut, wenn einer für sich alleine arbeitet, birgt aber Risiken und Nebenwirkungen, wenn mehrere Menschen auf dieselbe Ablage zugreifen. Übrigens ist es ganz unerheblich, ob es sich dabei um die Ablage von Dateien oder Papieren handelt. Heißt es bei uns ‚Pkw‘ oder ‚Auto‘ oder ‚Kraftfahrzeug‘? Diese Frage muss sich unbedingt schnell, sicher und unkompliziert beantworten lassen. Denn sonst sind lange Suchzeiten und Doppelablagen vorprogrammiert. Abhilfe bringt schon eine kleine Tabelle, in welcher die Begriffe, unter denen man ablegt, erfasst werden. Ein solcher Ablagewortschatz erfasst alle relevanten Begriffe und auch – ganz besonders – die nicht verwendeten Wörter Das sollte in der Hand einer Person liegen, die allein Schreibrechte in der Datei hat. Alle anderen haben Leserecht und -pflicht. Zur Umsetzung hat sich eine ganz schlichte Word- oder Exce...

Meine Kinder spielen Fussball, d. h. wir verbringen einiges an Zeit auf dem Sportplatz oder in Sporthallen. Ich muss sagen, dass ich dort mehr über Management gelernt habe als im Studium. (Bestimmt gibt es einige Blogartikel, die Fussball und Management vergleichen.) Mir ist ein Punkt wichtig: klare Namen. Dabei geht es weniger um den richtigen Namen, sondern darum, dass alle schnell verstehen, wer oder was gemeint ist. Während eines Fussballspiels ist es einfacher " Pass auf die Nummer 7 auf " zu rufen als umständlich zu erklären: "Pass auf den blonden Jungen auf, der größer ist als du und jetzt vor dem Tor steht ". Nummer 7 verstehen die Spieler auf dem Feld. Und alle haben sich daran gewöhnt, dass Spieler Namen und Nummern haben. Wie sieht es im Betrieb aus? Ist es immer klar, über wen oder was gesprochen wird? Ich bin mir da nicht ganz sicher. Wissen alle im Team, wer der "große Kunde" ist oder was der Chef mit dem "strategischen" Projekt...