"Einfach so tun als ob"... Vom Bürokratiemonster zur selbstorganisierten Organisation in Eigenregie - Interview mit einer Geschäftsführerin, die es gewagt hat! (2/2)

Im zweiten Teil unseres Interviews sprechen wir über Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren einer hierarchiefreien Organisation. Lesen sie, wieso klare Prinzipien mehr bewirken und Handbücher meistens überflüssig sind.

Hier geht es zum ersten Teil des Interviews:

Knowhow Aufbau: Entscheidungen richtig treffen

Maria: Welche Entscheidungsfindungsmodelle habt ihr eingesetzt und Knowhow aufgebaut?

Cornelia: Konsent-Entscheidungen oder integrative Entscheidungsfindung waren die kompliziertesten Konzepte. Das Format des Einzelentscheids innerhalb der Rolle und das Konsultationsverfahren nutzen wir ebenfalls. Wir haben klare Strukturen und Prinzipien, welches Model in welcher Situation eingesetzt wird. Die Mitarbeiter:innen entscheiden jeweils, welches Verfahren gerade nötig wird. Klare Entscheidungen und Verantwortlichkeiten haben entschieden dazu beigetragen, die Umstrukturierung gut hinzubekommen.

Hierarchiefreies Arbeiten erfordert bestimmt Fähigkeiten

Maria: Was glaubst du, welche Fähigkeiten sollten Mitarbeiter:innen und Führungskräfte mitbringen, um hierarchiefrei arbeiten zu können?

Cornelia: Was ich als Geschäftsführerin mitbringen musste: ich musste lernen, sehr klar zu kommunizieren. Die Einladung, eine Entscheidung für einen anderen treffen zu sollen, musste ich erkennen und zurückgeben lernen. Eher in die Konsultation zu gehen, als die Entscheidung für einen anderen zu treffen. Eine starke Verführung, wenn man lange in klassischen Führungsrollen war.  

Mitarbeiter: innen brauchen eine hohe Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und nicht zu erwarten, das einer kommt, dem man die Verantwortung für eigene Entscheidungen geben kann.

Wenn bei uns einer eine Aufgabe übernimmt, ist er dafür Entscheidungsverantwortlich. Natürlich kann man sich Unterstützung oder Konsultation einholen. Am Ende treffen die Mitarbeiter:innen die Entscheidung über ihr Handeln. Sie sind verantwortlich für das, was zu tun ist, um die Aufgabe zu erfüllen.

Man muss sehr reflektiert sein, an den eigenen Verhaltensmustern arbeiten wollen. Grundsätzlich muss die Bereitschaft da sein: „Ja, ich möchte Verantwortung tragen und meinen Beitrag leisten.“ Es erfordert ein hohes Maß an Disziplin und Pflichtgefühl, sich an Abmachungen und Zusagen zu halten. 

Prinzipien statt Regeln

Maria: Welche Regeln oder Prinzipien der Zusammenarbeit haben sich für euch herauskristallisiert? Welche Leitplanken helfen euch?

Cornelia: Guter Punkt. Von festgehaltenen Verhaltensregeln halte ich nicht viel. Dinge, die ich mir nicht merken kann und sie mir aufschreiben muss, sind im täglichen Handeln irrelevant. Handbücher, Dienstanweisungen – häufig unnötig. Unser Organisationsberater hat uns mitgegeben: stellt keine Regeln auf, sondern Prinzipien! Das kennt man aus der Soziokratie und Holokratie. Im Laufe des Prozesses haben wir unsere Form dazu gefunden.  Immer wieder haben wir für uns Prinzipien herausgearbeitet, die unsere tägliche Arbeit begleiten. Die Überschrift unserer Prinzipien zur Konfliktlösung lautet beispielsweise: Für meinen Ärger bin ich selbst verantwortlich, auch für die Lösung des Problems. Das ist harte Arbeit an sich selbst. Lösungen selbst aktiv anzugehen und nicht darauf zu warten, das etwas im Außen die Lösung reicht.

Von Konflikten zur Lösung in hierarchiefreien Organisationen

Maria: Der Alltag bietet doch so viel Gelegenheit sich zu ärgern, jetzt soll ich selbst dafür verantwortlich sein?

Cornelia: Das Gefühl des Ärgerns ist erstmal da. Jedes Gefühl hat seine Berechtigung. Aber du bist verantwortlich dafür, was du mit dem Ärger machst. Häufig sind die Quellen des Ärgers in Erwartungen zu finden, die nicht erfüllt oder ausgesprochen wurden. Dann heißt es, im Kontext des Ärgers, Dinge anzusprechen und aktiv nach einer Lösung zu suchen.

Für Konflikte, die Mitarbeiter:innen nicht selbst lösen können, haben wir ein Stufenmodell:

1.     4- Augen Gespräch oder Konsultation

2.     Einbindung eines Schlichters

3.     Kollegiale Beratung oder Supervision

4.     Ein Dritter trifft die Entscheidung, die akzeptiert werden muss

Bei jeder Stufe geht es darum, Ideen zu finden, was man machen könnte, um das Problem zu lösen. In der Regel kommt man dabei selbst auf eine Idee, was man daraus macht. Das heißt eben nicht, ich spreche mit fünf Leuten beim Kaffee über meinen Ärger und die rennen dann los und lösen mein Problem. Der Ball kommt immer wieder zu mir zurück. Die Kollegen werden mich fragen, „Was ist dein nächster Schritt? Wie könntest du den Konflikt mit dem Betroffenen lösen“ Erst wenn man das versucht hat und scheitert, geht es eine Stufe weiter. Sich Hilfe zu holen, bedeutet für uns auch, sich sehr klar zu sein oder zu werden, was das eigentliche Anliegen ist und wie es aussehen könnte, wenn das Problem oder der Konflikt weg ist. 

Maria: Welches Fazit über den Veränderungsprozess vom Bürokratiemonster zur hierarchiefreien Organisation ziehst Du und welchen Rat würdest du anderen geben?

Cornelia: Maria, jeder Ratschlag ist ein Schlag (lacht). Mein Fazit: ich will nie wieder anders arbeiten! Ich möchte gar keinem sagen müssen, was sie zu tun haben. Das sind alles erwachsene Leute. Im Privatleben schreibt den Mitarbeiter:innen auch keiner vor, wie sie was zu tun haben. Und die Mitarbeiter:innen bekommen es hin!

Wenn ich Empfehlungen aussprechen soll, dann diese:

• Klare Entscheidung & Commitment der Geschäftsführung
• Unterstützung von Außen einholen, sonst dreht man sich im Kreis
• Nötige Knowhow aufbauen, damit Mitarbeiter:innen schnell selbst wirksam werden können
• Klare Rollen und Zuständigkeiten klären
• Freigabe von oben: So tun als ob, dass Ziel schon erreicht wäre. Jeden Tag!
• Gnadenlos ausmisten: Prozesse, Regeln, die nicht hilfreich oder nötig sind
• klare Strukturen zur Konfliktklärung aufbauen
• Prinzipien, statt Regeln als Leitplanken gemeinsam entwickeln  

 

Maria: Danke, Cornelia! 

Interesse geweckt? Stell Deine Fragen an Cornelia Adolf in unserer Agilen Mittagspause! 

In einem interaktiven Format hast Du Gelegenheit, Impulse und Erfolgsfaktoren für deinen Arbeitsalltag mitzunehmen und dich aktiv einzubringen.

Anmeldung über Eventbrite 

zur kostenfreien Session

Datum: Mittwoch, 03.05.2023

Zeitraum: 12:15 Uhr bis – 13:15 Uhr via Zoom.

Über die Interviewpartner 

Conny Adolf, systemische Familientherapeutin

• Geschäftsführerin des Familienanlaufs e.V. , 
• Beisitzerin der Bundesarbeitsgemeinschaft Multifamilientheraphie e.V., 
• Organisatorin der Europäischen Tagung Multifamilientheraphie 2023 

Maria Kühn, systemische Organisationsentwicklerin

• Consultant in systemsich agilen Kontexten, Common Sense Team GmbH
• Blogautorin & Speakerin