Wir haben nicht zu wenig, sondern zu viele Informationen. Aber unser Umgang mit ihnen orientiert sich immer noch am Mangel. Unser neues Buch stellt einen ganzheitlichen Umgang mit Informationen, Meetings und Todos vor. Und ein bekannter Blogger war so freundlich, ein Vorwort zu schreiben.
Die Inbox quillt über. Notizen aus den letzten Meetings stapeln sich auf dem Schreibtisch. Nur noch wenig Zeit bis zur nächsten Besprechung. Worum geht es da eigentlich? Bin ich vorbereitet? Muss ich etwas mitnehmen?
Wir kennen solche Erfahrungen nur zu gut. Wir glaubten, durch noch mehr Informationen, mehr Meetings und mehr Planung, vielleicht auch durch mehr Disziplin oder Commitment die Lage in den Griff zu bekommen.
Aber es geht nicht mehr. Mehr Informationen bedeuten nicht mehr Leistung. Wir haben zu viele Informationen und wir brauchen Strategien, wie wir genau die richtigen Details zur richtigen Zeit parat haben.
Dokumente, E-Mails, Meetings, Termine und Aufgaben hängen zusammen. Die inhaltliche Klammer bilden nämlich die Vorgänge oder Projekte, in denen diese Informationen entstehen. Und darum geht es in unserem neuen Buch.
Kern der Wertschöpfung und Weiterentwicklung einer Organisation ist das Abschließen von Vorgängen. Ein Vorgang wird durch einen (oft externen) Impuls ausgelöst und jeder Vorgang hat ein konkretes Ziel oder Ergebnis. Jeder Vorgang wird von einem Vorgangsteam bearbeitet.
Statt Todo-Listen führe ich nun eine Vorgangsliste (zumindest in meinem Kopf). Die Vorteile sind, dass Vorgangslisten kürzer als Todo-Listen sind und dass man sich auf das Ziel des Vorgangs und nicht auf das Todo konzentriert. Ankommende E-Mails, Anfragen und Dokumente werden anhand der Vorgangsliste dem entsprechenden Vorgang zugeordnet.
Bei jeder Anfrage kann man sich nun fragen: zu welchem Vorgang gehört das? Unabhängig davon, wie man Dokumente und Aufgaben verwaltet, wird in jedem System der gleiche Vorgangsname verwendet.
Sehr praktisch ist das bei der Ablage von Dokumenten. Wenn man das mit dem Denken in Vorgängen verstanden hat, ist klar, wie man Dokumente ablegt: zu jedem Vorgang gibt es einen eigenen Ordner. Dort werden alle Informationen gespeichert. Je nach Komplexität des Vorgangs oder der Anzahl der Dokumente braucht man vielleich noch sinnvolle Unterstrukturen.
Aber jetzt kommt der Vorteil: wenn man einen Vorgang abgeschlossen hat, kann man den ganzen Vorgangsordner ins Archiv verschieben. Das geht viel schneller, als einzelne Dokumente zu öffnen und zu prüfen, ob das Dokument noch aktuell ist.
Jetzt gibt es noch ein paar Besonderheiten:
Haben Sie auch zu viele Informationen?
Die Inbox quillt über. Notizen aus den letzten Meetings stapeln sich auf dem Schreibtisch. Nur noch wenig Zeit bis zur nächsten Besprechung. Worum geht es da eigentlich? Bin ich vorbereitet? Muss ich etwas mitnehmen?Wir kennen solche Erfahrungen nur zu gut. Wir glaubten, durch noch mehr Informationen, mehr Meetings und mehr Planung, vielleicht auch durch mehr Disziplin oder Commitment die Lage in den Griff zu bekommen.
Aber es geht nicht mehr. Mehr Informationen bedeuten nicht mehr Leistung. Wir haben zu viele Informationen und wir brauchen Strategien, wie wir genau die richtigen Details zur richtigen Zeit parat haben.
Dokumente, E-Mails, Meetings, Termine und Aufgaben hängen zusammen. Die inhaltliche Klammer bilden nämlich die Vorgänge oder Projekte, in denen diese Informationen entstehen. Und darum geht es in unserem neuen Buch.
Denken in Vorgängen statt in Listen
Es gibt viele Ideen, wie man Dokumente oder Aufgaben verwaltet. Ablagetechnik A, GTD-Variante B, Outlook-Konfiguration C, Trello-Board D. Bei den Einzelpraktiken übersehen wir, dass E-Mails, Dokumente, Aufgaben und Termine zu bestimmten Vorgängen gehören. Statt Dinge einzeln zu verwalten, schlagen wir ein Denken in Vorgängen (oder Projekten) vor.Kern der Wertschöpfung und Weiterentwicklung einer Organisation ist das Abschließen von Vorgängen. Ein Vorgang wird durch einen (oft externen) Impuls ausgelöst und jeder Vorgang hat ein konkretes Ziel oder Ergebnis. Jeder Vorgang wird von einem Vorgangsteam bearbeitet.
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| Abb. 1: Ein Vorgang beginnt mit einem Auslöser und steuert über eine Kette von Aktivitäten auf ein Ergebnis zu. |
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| Abb. 2: Für das Informationsmanagement ist die Vorgangsliste von zentraler Bedeutung |
Für jeden Vorgang gibt es einen Ordner
Sehr praktisch ist das bei der Ablage von Dokumenten. Wenn man das mit dem Denken in Vorgängen verstanden hat, ist klar, wie man Dokumente ablegt: zu jedem Vorgang gibt es einen eigenen Ordner. Dort werden alle Informationen gespeichert. Je nach Komplexität des Vorgangs oder der Anzahl der Dokumente braucht man vielleich noch sinnvolle Unterstrukturen.
Aber jetzt kommt der Vorteil: wenn man einen Vorgang abgeschlossen hat, kann man den ganzen Vorgangsordner ins Archiv verschieben. Das geht viel schneller, als einzelne Dokumente zu öffnen und zu prüfen, ob das Dokument noch aktuell ist.
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| Abb. 3: ein Vorgangsordner wird nach Abschluss ins Archiv verschoben |
- Wie gehen wir mit Wissensdokumenten um, die wir immer wieder (=in mehreren Vorgängen) brauchen?
- Was machen wir, wenn wir sehr viele Vorgänge haben?
- Was gehen wir mit schnell- und langlebigen Dokumenten um?
- Wo fängt man an?
- Wie räumt man ein Postfach konkret auf?
- Wie pflegt man ein visuelles Board für das Team, damit man alle wichtigen Vorgänge im Blick hat? Scrum-, Kanban- oder Kamishibai-Board?
- Welche Meetings braucht man wirklich?
Wir haben die Ideen und relevante Literatur in kurzen Abschnitten zusammengefasst. Daraus wurden fast 160 Seiten mit ca. 70 Abbildungen.
Wir freuen uns, dass zwei geschätzte Kollegen, nämlich Stephan List vom Toolblog und Susanne Luithlen vom Forum Ziviler Friedensdienst e.V. in Köln ein Vorwort geschrieben haben.
Leseprobe und mehr Informationen gibt es bei Leanpub: https://leanpub.com/pb-informationsmanagement/
Das E-Book könnt Ihr bei Leanpub oder Amazon kaufen.
Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.
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