Direkt zum Hauptbereich

Activity-Management, Zeitmanagement: Welche Anforderungen haben wir eigentlich? (2)

Was bedeutet „gute Arbeitsplanung“? Wir brauchen uns gar nicht zu wundern, warum es so viele verschiedene "ultimative Rezepte" gibt. Denn die Anforderungen an ein gutes Activity-Management sind überraschend vielfältig.

Im gestrigen Blogartikel hatte ich den Begriff des "Steuerungskontextes" vorgeschlagen. Dies bedeutet, dass unterschiedliche Berufsbilder ganz differenzierte Anforderungen an ihre Arbeitsplanung haben. 

Außerdem hatte ich Zeitmanagement mit einem "Routenplaner" verglichen, der uns durch den "Dschungel unserer Aufgaben" führt.

Ziele

Das Bild des Routenplaners zeigt: Es geht immer um Entscheidungen. Fahre ich von A nach B über C oder von A nach C über B oder lasse ich B ganz aus? Und diese Entscheidungen sind wieder an bestimmte Randbedingungen geknüpft. Bekannt sind die Randbedingungen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“, auch Eisenhower-Prinzip genannt. Aber es gibt noch viel mehr.
Grundlegend aber ist das Ziel der Zufriedenheit: Ich möchte während der Arbeit zufrieden sein, und ich möchte nach Ablauf des Planungsintervalls (Tag oder Sprint oder Quartal) zufrieden sein.

Ziel 1: Bewusstseinshaltung
Verschiedene Arten von Aufgaben verlangen unterschiedliche Bewusstseinshaltungen, um sie gut zu erledigen. Um einen Artikel zu schreiben wie diesen, um eine Präsentation vorzubereiten, muss ich am besten im konzentrierten Flow sein. Beim Coaching eines Kunden ändert sich die Bewusstseinshaltung hin zur Achtsamkeit.

Für das Abtelefonieren einer Telefonliste brauche ich eine gespannte Haltung, bereit wie auf dem Sprung, mich schnell auf neue Situationen einzulassen.

Eine Planung ist gut, wenn sie die zeitliche Trennung dieser Aufgaben ermöglicht. Das dauerhafte Switchen von einer Bewusstseinshaltung in die andere ist störend oder ganz unmöglich.

Das Gefühl der Produktivität habe ich nach einem Tag, an dem ich etwas Werthaltiges zustande gebracht, aber auch „einiges weggeschafft“ habe.

Ziel 2: Termintreue
Es gibt Aufgaben, für die ein fester Erledigungstermin vereinbart wurde. Es gibt andere Aufgaben, bei denen sich höchstens das Planungssubjekt (Team oder Einzelner) selbst einen Termin setzt. Je nach Grad der Verschiebbarkeit muss ein Activity-Management-System mindestens drei Arten von Terminen berücksichtigen:
  • das eigentliche, feste Erledigungsdatum;
  • das späteste Startdatum, wann ich mit der Aufgabe anfangen muss, damit ich den Erledigungstermin einhalten kann (etwas weicher);
  • das Datum oder die Tageszeit, wann ich die Aufgabe zur Erledigung eingeplant habe.
Zufrieden bin ich, wenn mich ein System dabei unterstützt, alle Deadlines einzuhalten und keine Verpflichtungen zu verletzen.

Ziel 3: Ressourcenorientierung

Damit zusammen hängt das Ziel, jederzeit zu wissen: Meine Arbeitsressourcen reichen aus, um im nächsten Zeithorizont (sinnvoll ist hier das Quartal) die anstehenden Arbeitspakete termintreu zu erledigen.

Das Gefühl nämlich, die eingegangenen Verpflichtungen „vielleicht“ nicht erfüllen zu können, ist ein erheblicher Stressfaktor und macht dauernd unzufrieden.

Ziel 4: Geld verdienen
Wenn man selbstständig ist (als Einzelner oder als Team), muss man zwischen bezahlten und unbezahlten Arbeitsanteilen unterscheiden. Viele Softwareentwickler, Anwaltskanzleien, Ingenieurbüros, Architekten usw. denken in „bezahlten Tagen“.

Als Erweiterung von Ziel 3 muss ein Activity-Management Auskunft darüber geben, ob und in welchem Maße im nächsten Zeithorizont ein Sockel an bezahlten Aufgaben gewährleistet ist.

Ziel 5: Strategische Bedeutung

Das ist das „Gegenziel“ zu Ziel 4.

Ich möchte nicht nur Geld verdienen oder meine Kernaufgaben erfüllen, sondern ich möchte mich und mein Team weiter entwickeln. Dazu zählen Aufgaben wie Ideen generieren und prüfen, Produkte entwickeln, die Organisation entwickeln usw.

Das sind nun aber gerade häufig Aufgaben, die zwar sehr wichtig sind, aber nicht „dringlich“ (also mit Ziel 2 in Konflikt stehen). Unser Gehirn funktioniert nun aber so, dass es ständig dringlich und wichtig verwechselt.

Kurzfristig, bei der Tagesplanung, geht es darum, dass eine Activity-Management-Methode dafür sorgt, dass die strategischen Themen überhaupt berücksichtigt werden.

Bei der längerfristigen Planung geht es darum, den Widerspruch zwischen beiden Zielen aufzuheben.

Ziel 6: Flexibilität

Man kann das Wort schon fast nicht mehr hören und ich habe mich jetzt gerade drei Mal dabei vertippt. Aber trotzdem: ein Activity-Management muss je nach Steuerungskontext auch Auskunft darüber geben, wie mit „Störungen“ umzugehen ist, also mit plötzlich auftretenden, ganz ganz dringenden Aufgaben, die von der Seite in den Plan eindringen.

Zufrieden bin ich, wenn ich dringende Aufgaben in einen Plan aufnehmen kann, ohne dadurch sofort die Ziele 2, 3 und 4 zu verletzen.

Ziel 7: Rhythmus

Wieder das Gegenziel zu 6: Wir Menschen brauchen Rhythmen in der Zeit. Vor allem auch Teams brauchen Rhythmen. Eine Wahrheit, die z. B. Scrum intuitiv erfasst und realisiert hat.

Rhythmen machen uns produktiv, und Teamrhythmen geben dazu noch soziale Sicherheit. Ein Activity-Management, bei dem man jeden Tag von Neuem die Alpen hochklettern muss, ist sicher nicht der Weisheit letzter Schluss.

Ziel 8: Lust bei der Arbeit

Es gibt Aktivitäten, die mir bei ihrer Erledigung schon Freude machen, und Pflichtaufgaben, die mir höchstens ein Gefühl der Befriedigung bereiten, wenn ich sie hinter mich gebracht habe. Ich möchte das gerne in meinem Activity-Management abbilden. Dann kann ich, wenn ich zwei Pflichtaufgaben abgearbeitet habe, mir drei Spaßaufgaben gönnen.

Abbildung: Eine ToDo-Liste mit Lustfaktor

Komplexität

Das grundlegende Anliegen bei Anwendung einer Zeitmanagement-Methode ist die Unterstützung bei der Priorisierung. Priorisierung ist für uns Menschen (einzelne Menschen und mehr noch Gruppen) eine extrem anstrengende Aufgabe, und Activity-Management ist unter diesem Gesichtspunkt nichts Anderes als eine Prä-Priorisierung: es soll uns helfen, nicht unter 20 Aufgaben „die drei als nächstes zu erledigenden“ auszusuchen, sondern unter fünf.

Dabei soll es, wie die obige 8-Ziele-Liste zeigt, viele Kriterien parallel berücksichtigen. Und jede Methode läuft Gefahr, zwei oder drei der Kriterien zu verabsolutieren und die anderen zu vernachlässigen.

In zwei, drei der nächsten Blogartikel wollen wir bekannte Activity- und Projekt—Management-Methoden daraufhin prüfen, welche der 8 Kriterien sie erfüllen und auf welche Steuerungskontexte sie demnach passen und auf welche nicht.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.