Onboarding im Projekt: Worauf besonders zu achten ist.

Thomas Michl schreibt in seinem Blog, dass der richtige Projektstart häufig vernachlässigt wird. Aber worauf muss man eigentlich achten?

Über Toms Gedankenblog /1/ finde ich immer wieder interessante Beiträge von Kollegen. Zum Beispiel hat sich Holger Zimmerman in seinem Blog Gedanken über das Onboarding in Projekten gemacht /2/. Er schildert ein Problem, das ich besonders aus großen Unternehmen kenne: Das Unternehmen gewinnt (oder bekommt) einen Projektauftrag, aber es ist noch gar nicht klar, wen man nun für das Projekt braucht bzw. wer überhaupt zur Verfügung steht. Holgers Idee ist, mit einem vorläufigen Projektteam zu starten. Auch seinen Vorschlag zum Ablauf des ersten Treffens finde ich nachvollziehbar.

Aus meiner Sicht ist aber schon im Vorfeld einiges nicht rund gelaufen. Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein italienisches Restaurant. Zur Mittagszeit ist die Bude voll. Ein Gast drängelt sich bis zum Tresen vor und sagt, er warte jetzt auf sein Essen.

• Mitarbeiter: "Was haben Sie denn bestellt?"
• Gast: "Ente süß-sauer. Wann kommt mein Essen?"
• Mitarbeiter: "Tut mir leid. Wir haben nur italienische Küche. Chinesisches Essen können wir leider nicht."
• Gast: "Das hat mich auch gewundert. Aber Ihr Chef hat gesagt, ich könnte solch ein Gericht bekommen. Also, wann ist es fertig. Nehmen Sie einfach ein Kochbuch. So schwer wird das ja nicht sein."
• Mitarbeiter: "Hm, das hat mein Chef gesagt? Wir haben ein Kochbuch. Aber wir haben nicht die Zutaten und Sie sehen, was hier los ist. Wir können jetzt nicht Ente süß-sauer kochen."
• Gast: "Oh ich habe den Rest des Tages Zeit. Das Essen ist mir wirklich sehr wichtig. Ich bezahle auch gern einen höheren Preis."

Sie können nun ein perfektes Onboarding für dieses Projekt machen: Wer kümmert sich um den Einkauf? Wer könnte schon mal mit den Vorbereitungen anfangen? Was sind die Spielregeln?"

Sie können sich auch die Situation des Chefs vorstellen: "Da hole ich einen guten Auftrag rein und nun kümmert sich keiner."

Kein Auftrag ohne Auftragsteam

An dem Beispiel wird hoffentlich deutlich, dass Onboarding gar nicht einfangen kann, was hier schief gelaufen ist:

• Wie kann der Chef einen Auftrag annehmen, ohne zu klären, wer dafür Zeit hat?
• Wie kann man einen Auftrag annehmen, ohne sich zu vergewissern, dass das Unternehmen die richtigen Kompetenzen hat?
• Wieso soll ein Auftrag bearbeitet werden, der für keinen wichtig ist? Wenn er wichtig wäre, gäbe es ja Leute, die so etwas auf ihrer strategischen Agenda stehen haben.

Was nützt es, in dieser Situation Rollen und Spielregeln zu klären? Solche Projekte dürfen gar nicht angenommen werden.

Vor jedem Auftrag muss geklärt werden: Wer hat Zeit für den Auftrag? Haben die, die Zeit haben, alle nötigen Fähigkeiten und Ressourcen? Die Antwort kann nur das Auftragsteam geben. Kein anderer.

Nicht Erwartungen, Kompetenzen, Spielregeln klären, sondern die Ergebnisse

In allen Unternehmen haben wir zu viele Regeln und Erwartungen /3/. Jetzt kommen noch mehr dazu. Projekte scheitern nicht an fehlenden Regeln, sondern in erster Linie daran, dass nicht klar ist, was geliefert werden soll.

Auf die Agenda des ersten Treffens gehören für mich daher: Ziele, Ergebnisse, Unsicherheit/Risiken.

• Was will der Kunde? Was sind seine Ziele?
• Welche Ergebnisse braucht er von uns, um diese Ziele zu erreichen?
• Wo gibt es Unsicherheiten, die uns davon abhalten, Ergebnisse zu liefern?

In der ersten Besprechung erwarte ich, dass das Auftragsteam darüber spricht, wie es plant, die Ergebnisse zu liefern.

Aus diesem Grund gibt es zum Beispiel bei Scrum kein eigenes Kick-Off, um die Spielregeln etc. zu klären. Wir starten bei Scrum mit einem Refinement, in dem wir die nächsten Anforderungen besprechen. Bei Scrum starten wir mit den Leuten, die da sind.

Wie könnte das Gespräch mit dem Gast weitergehen?

• Mitarbeiter: "Nehmen Sie doch bitte Platz. Ich bringe Ihnen erst einmal etwas zu trinken. Ich frage mal in der Küche nach, was wir machen können. ... Sagen Sie mal, warum wollen Sie eigentlich Ente süß-sauer essen? Gibt es dafür einen bestimmten Grund?
• Gast: "Mein Arzt hat mir Schweine- und Rindfleisch verboten. Aber Geflügel darf ich essen. Süß-sauer deshalb, weil in den anderen Soßen oft Knoblauch drin ist. Das vertrage ich nicht so gut. Zudem esse ich lieber gern Reis als Nudeln."
• Mitarbeiter: "Wie wäre es, wenn wir Ihnen ein Reisgericht mit Hähnchenbrust zubereiten? Das könnten wir machen und wir hätten alle Zutaten da. Und es kostet auch nicht mehr."

Wie der Gast sich entschieden hat, werden wir leider nicht erfahren. Aber es war sicherlich gut, dass der Mitarbeiter zunächst den Auftrag geklärt hat.

Anmerkungen

• /1/ Thomas Michl: #LINKSDERWOCHE | KW 5/2016: Produktivität, Projektmanagement, Agile, Lean, erschienen in Toms Gedankenblog, 31. Januar 2016, abrufbar unter https://tomsgedankenblog.wordpress.com/2016/01/31/linksderwoche-kw-52016-produktivitaet-projektmanagement-agile-lean/
• /2/ Holger Zimmermann: Der Projektstart: ‚Onboarding‘ für die Mitstreiter, erschienen im Projektmensch-Blog, 25. Januar 2016, abrufbar unter http://blog.projektmensch.com/2016/01/25/der-projektstart-onboarding-fuer-die-mitstreiter/
• /3/ Dies erklären Yves Morieux und Peter Tollman in ihrem Buch Six Simple Rules ganz gut. Siehe Morieux, Yves ; Tollman, Peter: Six Simple Rules : How to Manage Complexity without Getting Complicated. Boston: Harvard Business Review Press, 2014.