Kontakte pflegen im Unternehmen – Outlook-Kontakte oder Excel?

"Wenn ich einen Beratungsauftrag platzieren möchte, spreche ich das Thema "Kontakte in Outlook" an, dann habe ich einen!" - habe ich manchmal schon augenzwinkernd gesagt. Natürlich gibt es wirklich gute Software zur Adress-Pflege und ausgefeilte CRM-Systeme. Wenn ich aber im Team gemeinsame Kontakte vorhalten, verwalten und aktualisieren möchte und dazu „nur“ die normalen Office-Anwendungen verwenden kann oder will, braucht es einige Vorüberlegungen.

Natürlich bieten sich die Kontakte in Outlook an. Für einfache Anforderungen ist das auch gut. Denn Outlook-Kontakte sind schnell zur Hand bei E-Mails (wo sie zumeist gebraucht werden). In vielen Systemen wird auch direkt aus Outlook telefoniert. Die Suchfunktion ist mittlerweile gut. Ich rate auch davon ab, viele Unterordner in den Kontakten zu erstellen. Allerdings ist große Sorgfalt beim Ausfüllen der Felder vonnöten. Z.B. muss, wenn man die Kontakte später für Word-Serienbriefe verwenden möchte, unbedingt die Anrede mit eingepflegt werden. Das fordert Outlook nicht an. Man sieht es nicht mal, sondern muss auf die Schaltfläche Name  klicken.

Dies nur als ein Beispiel, dass es nicht ganz so einfach ist, sobald die Anforderungen nicht mehr ganz schlicht sind.

Hinzu kommt noch ein kleines Ärgernis:
wunderbar kann man mit einfachem Mauskontakt Kontakte in den Kontakteordner aufnehmen:

 

• Dann Hinzufügen auswählen und ggf. ergänzen.

Jedoch landen diese in den persönlichen Kontakten - sie in die Globale Adressliste einzupflegen erfordert einen extra Schritt. 

Die persönlichen Kontakte sind genau das: persönlich. Kein Kollege greift darauf zu. Im Team ist es wichtig, einen gemeinsamen Ort für die Kontakte zu haben. ("Wusstest Du, dass Meier geheiratet hat und jetzt Schulz heißt?" "Aber ja, letztes Jahr schon!" " Und ich habe seit drei Tagen alle Mails an ihn zurückbekommen...")

Fazit an dieser Stelle: Outlook-Kontaktpflege ist für Teams und Organisationen nicht ganz so simpel, wie es zunächst scheint. Vieles lässt sich - besonders gut in gemeinsamen Postfächern - auch über die Outlook-Kategorien abbilden. Aber leider, leider, lässt sich nach diesen nicht in der Word Serienbrieffunktion filtern.

Ganz schwierig wird es, wenn noch Felder benötigt werden, die das Outlook-Formular gar nicht vorsieht (beispielsweise Eingang Anmeldegebühr, um nachher alle, die noch nicht überwiesen haben anzuschreiben). 

Das geht theoretisch (Entwicklertools); praktisch ist es aber ohne große Programmiereingriffe kaum umsetzbar und selbst dann ist es noch eine Einzelplatzlösung. Also im Firmenalltag nicht generell empfehlenswert.

Alternative Excel

Was spricht eigentlich gegen eine Excel-Tabelle? Dort bin ich ganz frei in der Anzahl und Benennung der Felder, kann die Datei mühelos - auch geschützt - an einen gemeinsamen Ort speichern, die Zusammenarbeit mit der Serienbrieffunktion klappt tadellos.

Aber die E-Mail-Adressen - die braucht man doch meistens. Wie bekomme ich die nach Outlook? Vielleicht wissen Sie nicht, wie einfach das geht:

Die E-Mail-Adressen werden in die Excel-Tabelle in eine Spalte untereinander geschrieben. Die E-Mail Adressen sind in der Regel als Link dargestellt.

Wenn ich dann eine einzelne Zelle mit einem solchen Link anklicke, öffnet sich das Outlook-Formular und ich kann meine E-Mail schreiben. Kein bisschen umständlicher, als wenn ich direkt in Outlook arbeiten würde.

Um schnell an die Excel-Datei heranzukommen, kann ich diese in der Sprungliste, die ich mit einem rechten Mausklick auf der Taskleiste aufrufe, fixieren.

 

Danach ist diese Datei jederzeit mit einem Rechtsklick (auf das Icon in der Taskleiste) und einem Linksklick (auf den Dateinamen, der dann oben an der Liste steht) zu öffnen. Ohne Suchen.

"Verteilerlisten" in Excel

Was mache ich aber, wenn ich mehrere Empfänger im An-Feld der E-Mail haben will? Mehrere Zellen gleichzeitig in Excel anklicken, geht bekanntlich nicht.

Hier hilft die Filterfunktion weiter, man kann damit eine sehr komfortable Verteilerlistenfunktion generieren.

 Hierzu am rechten Ende Spalten anfügen, nach dem Namen der Gruppe benennen und bei den betreffenden Personen ein kleines x setzen. Danach kann direkt in Excel und auch in der Word Serienbrieffunktion gefiltert werden.

Die Adressen des Filterergebnisses lassen sich einfach aus der Spalte kopieren und in das E-Mail-Formular einfügen.

Ganz Clevere können das Filtern und Kopieren auch mit einem Makro - erzeugt mit dem Makrorekorder - automatisieren.

Outlook Kontakte nach Excel kopieren

Es gibt in Outlook die Exportfunktion, die die Einträge des Kontaktordners nach Excel kopiert. Das geht gut, ist aber meist zuviel des Guten. Denn es werden alle Outlook-Felder mitgenommen (Sie werden staunen, wie viele das sind). Meine Guerillia-Praxis-Methode: Ich lasse mir die Kontakte als "Telefonliste" anzeigen. In dieser Ansicht kann ich im Spaltenkopf die Spalten beliebig anordnen und mit einem Rechtsklick auch Spalten hinzufügen (Feldauswahl) oder löschen. Ist die Liste so, wie ich es brauche, markiere ich alles und kopiere es in eine neue Excel-Tabelle. Das funktioniert einwandfrei.

Zugegeben - es mutet ein bisschen seltsam an, durchaus Excel für die Kontaktdaten in Erwägung zu ziehen. Ich mache es immer dann, wenn ich Felder benötige, die Outlook so überhaupt nicht vorsieht. Und ganz besonders dann, wenn ich nach diesem Feld auch filtern oder sortieren möchte.