Direkt zum Hauptbereich

Warum werden Techniken von Projektmanagement und Change Management nicht angewendet?

Die Verbreitung und Nutzung von Techniken des Projektmanagements ist zu gering. Das verwundert, da doch viele Teams eher mehr als weniger Projekte starten. Mangelndes Projektmanagement wird oft als Führungsschwäche der Projektmanager eingestuft. Um ein Projekt doch noch zu retten, wird der Druck auf die Mitarbeiter erhöht. So funktioniert das nicht. Lassen Sie uns lieber auf die wirklichen Gründe schauen.

Vielleicht kennen Sie auch die Studien von großen Beratungsgesellschaften, die immer wieder ein schwarzes Bild vom Zustand des Projektmanagements malen. Ein paar Links zu diesen Studien finden Sie am Ende dieses Artikels (/1-5/). Natürlich haben die Berater ein Interesse daran, ihre Leistungen zu verkaufen. Deswegen muss man sie ein wenig mit Vorsicht lesen.

Ich neige aber dazu, mich den Empfehlungen anzuschließen. Ein Thema, was immer wieder vorkommt, ist, dass sich Projektteams statt auf Ergebnisse eher auf Kosten und Zeitpläne konzentrieren. Dabei verlieren sie schnell die eigentlichen Nutzer oder Stakeholder aus den Augen.

Wenn Sie die Studien überfliegen, werden Sie sehen, dass mangelndes Engagement, fehlende Disziplin oder falsche Fähigkeiten KEINE Ursache für gescheiterte Projekte sind. Das passt nicht zu meinen Erfahrungen in vielen Unternehmen, wo immer noch mit Druck gearbeitet wird, um Projekte zu retten.

Wenn wir Deming glauben, dass ein Mitarbeiter nur 6% seines Umfelds im Unternehmen beeinflussen kann, ist Druck auf einzelne Mitarbeiter ein sehr kurzer Hebel.

Was ist die Alternative für bessere Projektergebnisse?

Bevor wir auf Lösungen schauen, interessiert mich eine andere Frage: Was hält Organisationen davon ab, Techniken des Projektmanagements anzuwenden?
  1. Ich glaube, unser grundsätzliches Verständnis davon, was Projektarbeit ist, stimmt nicht. Die  vorherrschende Meinung regt zu falschen Handlungen an. Projektarbeit bedeutet, Ergebnisse unter Unsicherheit liefert.
  2. Die Feedbackzyklen sind viel zu lang. Projekte scheitern am Anfang, nicht am Ende. Wir meinen, die kleinen Verzüge oder Fehler bis zum Ende noch in den Griff zu bekommen. Wir bekommen nicht rechtzeitig Feedback, dass uns auf diesen gedanklichen Fehler aufmerksam macht.
  3. Viele Unternehmen setzen auf die Flexibilität der Mitarbeiter, die es doch noch schaffen, die Kastanien aus dem Feuer zu holen. Das ist zwar nicht falsch. Aber bei Projektmanagement geht es um einen stabilen Prozess.
Diese drei Gründe haben ganz viele kleine Implikationen ("Planen können wir auch noch morgen ..."), die PM-Verantwortliche auseinander nehmen müssen. Das hat mit Kulturarbeit und Change Management zu tun. Die Praktiker werden dies bestätigen können.

Wie können wir es besser machen? Hier sind meine drei Vorschläge:
  1. Sprechen Sie im Team darüber, was Projektarbeit für Sie bedeutet. Tragen Sie die unterschiedlichen Glaubenssätze zusammen. Einige davon müssen wir entsorgen. Projektarbeit bedeutet, Ergebnisse unter Unsicherheit zu liefern.
  2. Etablieren Sie einen minimalen Prozess, der zum Planen verpflichtet, der für Feedback sorgt und der kontinuierliche Verbesserungen fördert. Beispiel: Planen des Monats am Anfang, Review der Ergebnisse am Monatsende, Improvement Kata am Monatsende.
  3. Behalten Sie die Bedürfnisse der Stakeholder und Risiken im Blick. Projekte werden finanziert und nicht genehmigt.
Falls jemand eine Liste mit Gründen kennt, weshalb PM nicht im Unternehmen umgesetzt wird, freue ich mit über eine E-Mail an jan_fisch bach bei yahoo. com.

Anmerkungen

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Projekt-Kick Off – Wie Du einen Auftakt gestaltest, der alle Kräfte freisetzt!

Ein typisches Szenario:  Zum Auftakt wird das neue Projekt vom Verantwortlichen vorgestellt. Die vorbereitete PowerPoint-Präsentation zeigt in bunten Bildern, welche Traumschlösser vom Team umgesetzt werden sollen. Doch statt der erhofften Aufbruchsstimmung macht sich Widerstand breit. Diskussionen kommen auf. Das Kickoff-Meeting wird zur Bühne der Lauten. Miese Stimmung macht sich breit. Die Lauten werden lauter, die Stillen werden leiser.  Kommt Dir das bekannt vor? Häufig werde ich gefragt: "Maria - wie sieht das in der Praxis aus? Wie gestalte ich als Moderator ein strukturiertes Meeting?". In diesem Artikel stelle ich Dir EINEN alternativen Ablauf einer Kickoff-Veranstaltung in fünf Schritten vor. Ein Gestaltungsvorschlag, der Impulse und Mut zum Experimentieren neuer Formate bieten soll.  Was es ermöglicht: Förderung des Projekterfolg Frühes gemeinsames Verständnis des Projekts Missverständnissen wird vorgebeugt Es werden hilfreich Hinweise sichtbar, WIE d

Agiles Mindset – Gibt es das überhaupt? Eine wissenschaftliche Perspektive

Es ist in aller Munde: Das Agile Mindset. Es wird als wichtiger Erfolgsfaktor und gleichzeitig riesige Hürde und Herausforderung in agilen Transformationsvorhaben beschrieben. Der ein und andere hat verbunden mit einem gescheiterten agilen Vorhaben vermutlich schon mal gehört „Die hatten einfach nicht das richtige Mindset“. Doch was ist dieses agile Mindset? Gibt es das überhaupt?