Sie können alles schaffen, was Sie sich vornehmen. Aber erst in vier Wochen …

Jetzt schreibe ich diesen Blog und habe eigentlich überhaupt keine Zeit. Im November hat mich Jan von der Blogredaktion gefragt: “Du kannst doch diesen Blog machen?“ Mit dieser Mischung aus drohendem und anerkennendem Tonfall, der mich immer gefügig macht. Natürlich habe ich zugesagt. Und jetzt habe ich den Salat.

Womit wir beim Thema wären. Hätte mich Jan vorgestern gefragt oder Ende letzter Woche, hätte er sich ein Nein eingehandelt – Tonfall hin oder her. Denn da wäre mir klar gewesen, was ich aktuell alles in der To-Do-Pipeline habe. Aber Ende November – da war die Zeit jetzt noch ein offenes Meer ohne Ufer. Keine Kapazitätsgrenze in Sicht.

Michael Linenberger hat in Lektion 1 seines Buchs über Zeitmanagement mit Outlook (/1/) darauf hingewiesen, dass wir Menschen einen Zeithorizont haben, der unsere Gefühlswelt in zwei Teile trennt. Dieser Zeithorizont ist individuell verschieden, aber liegt bei den meisten von uns bei etwa drei Wochen.

Innerhalb dieses Horizonts können wir relativ gut abschätzen, ob wir eine Zusatzaufgabe übernehmen können oder nicht. Aber jenseits des Horizonts werden wir großzügig: Wir machen Zusagen, weil uns diese „ferne Zukunft“ voll unbegrenzter Möglichkeiten erscheint. Um in einem Bild Michael Endes zu sprechen: Wir sind Zeit-Scheinriesen – je weiter ein Zeitpunkt in der Zukunft liegt, desto mächtiger und kräftiger erscheinen wir uns selbst.

Für die Praxis heißt das aus meiner Sicht:

Wenn ich den Mechanismus kenne, kann ich ihn bewusst in meine Zusagenpraxis einbeziehen. Also eher mal Nein sagen.
Alle Aufgaben, die etwas mehr Zeit erfordern (2 Stunden oder mehr) und jenseits meines Zeithorizonts liegen, werden in meiner Aktivitätenliste besonders gekennzeichnet.

Neben meiner Tagesplanung (jeden Morgen 10 Minuten) mache ich eine Wochenplanung (Freitagabend 30 Minuten). Dabei nehme ich die nächsten vier Wochen in den Fokus, so dass die Aufgaben „am Rande des Horizonts“ ins Blickfeld rutschen. Die Aufgaben ordne ich Tagen zu in meinem Outlook-Terminkalender als „Eigen-Termine“ in eckigen Klammern. Zum Beispiel „23.12. [Blog schreiben 09:00-11:00]“. Wichtig ist nicht die konkrete Uhrzeit – die kann ich bei der Tagesplanung wieder verschieben. Wichtig ist nur festzustellen, ob ich alle Zusagen unterkriege oder nicht. Wenn nicht, ist es meistens noch früh genug, um einen Aufschub zu verhandeln.

Und noch eine praktische Folge: Wenn ich von Jan etwas will, frage ich ihn möglichst vier Wochen vorher. Was die weiteren Konsequenzen im Team angeht – dazu ein andermal mehr. (Wolf Steinbrecher)

Anmerkungen

/1/ Linenberger, Michael: Total Workday Control Using Microsoft Outlook. 0003. Aufl.. : National Book Network, 2011, http://www.amazon.de/Total-Workday-Control-Microsoft-Outlook/dp/0974930466/

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen. In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Scrum und Hardware: Es kommt auf die Basics an

Man kann Hardwareprodukte agil entwickeln. Zum einen kommt Scrum aus der Hardwareentwicklung. Die Softwerker haben die Hardwarekonzepte auf ihre Situation übertragen. Zum anderen hat Hardwareentwicklung heute ganz viel mit Software zu tun. Gerade in frühen Phasen kann man sich mit Simulationen noch viele Wege offen halten und mehrere Pfade parallel verfolgen. In diesem Beitrag empfehle ich eine Podcastfolge und ein Buch, für alle, die mit der Geschwindigkeit ihrer Hardwareentwicklung nicht zufrieden sind.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Prozessorientierte Dokumentation - Wie geht das?

Bestimmte Softwareprodukte brauchen eine Dokumentation, damit neue Anwender:innen schnell lernen, wie sie mit der Software arbeiten können. Aber wie entsteht diese Dokumentation? Wie lange dauert das?

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Warum bringen Warum-Fragen so wenig?

Frust! Wieder gibt's am Ende des Meetings keine Lösungen, sondern nur Diskussionen darüber, wer was warum verbockt hat. Wieder geht nichts voran. Warum passiert uns das immer wieder? (Ha! Da ist sie wieder, die Warum-Frage.)

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen