Sie können alles schaffen, was Sie sich vornehmen. Aber erst in vier Wochen …

Jetzt schreibe ich diesen Blog und habe eigentlich überhaupt keine Zeit. Im November hat mich Jan von der Blogredaktion gefragt: “Du kannst doch diesen Blog machen?“ Mit dieser Mischung aus drohendem und anerkennendem Tonfall, der mich immer gefügig macht. Natürlich habe ich zugesagt. Und jetzt habe ich den Salat.

Womit wir beim Thema wären. Hätte mich Jan vorgestern gefragt oder Ende letzter Woche, hätte er sich ein Nein eingehandelt – Tonfall hin oder her. Denn da wäre mir klar gewesen, was ich aktuell alles in der To-Do-Pipeline habe. Aber Ende November – da war die Zeit jetzt noch ein offenes Meer ohne Ufer. Keine Kapazitätsgrenze in Sicht.

Michael Linenberger hat in Lektion 1 seines Buchs über Zeitmanagement mit Outlook (/1/) darauf hingewiesen, dass wir Menschen einen Zeithorizont haben, der unsere Gefühlswelt in zwei Teile trennt. Dieser Zeithorizont ist individuell verschieden, aber liegt bei den meisten von uns bei etwa drei Wochen.

Innerhalb dieses Horizonts können wir relativ gut abschätzen, ob wir eine Zusatzaufgabe übernehmen können oder nicht. Aber jenseits des Horizonts werden wir großzügig: Wir machen Zusagen, weil uns diese „ferne Zukunft“ voll unbegrenzter Möglichkeiten erscheint. Um in einem Bild Michael Endes zu sprechen: Wir sind Zeit-Scheinriesen – je weiter ein Zeitpunkt in der Zukunft liegt, desto mächtiger und kräftiger erscheinen wir uns selbst.

Für die Praxis heißt das aus meiner Sicht:

Wenn ich den Mechanismus kenne, kann ich ihn bewusst in meine Zusagenpraxis einbeziehen. Also eher mal Nein sagen.
Alle Aufgaben, die etwas mehr Zeit erfordern (2 Stunden oder mehr) und jenseits meines Zeithorizonts liegen, werden in meiner Aktivitätenliste besonders gekennzeichnet.

Neben meiner Tagesplanung (jeden Morgen 10 Minuten) mache ich eine Wochenplanung (Freitagabend 30 Minuten). Dabei nehme ich die nächsten vier Wochen in den Fokus, so dass die Aufgaben „am Rande des Horizonts“ ins Blickfeld rutschen. Die Aufgaben ordne ich Tagen zu in meinem Outlook-Terminkalender als „Eigen-Termine“ in eckigen Klammern. Zum Beispiel „23.12. [Blog schreiben 09:00-11:00]“. Wichtig ist nicht die konkrete Uhrzeit – die kann ich bei der Tagesplanung wieder verschieben. Wichtig ist nur festzustellen, ob ich alle Zusagen unterkriege oder nicht. Wenn nicht, ist es meistens noch früh genug, um einen Aufschub zu verhandeln.

Und noch eine praktische Folge: Wenn ich von Jan etwas will, frage ich ihn möglichst vier Wochen vorher. Was die weiteren Konsequenzen im Team angeht – dazu ein andermal mehr. (Wolf Steinbrecher)

Anmerkungen

/1/ Linenberger, Michael: Total Workday Control Using Microsoft Outlook. 0003. Aufl.. : National Book Network, 2011, http://www.amazon.de/Total-Workday-Control-Microsoft-Outlook/dp/0974930466/

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Die besten Bücher zum Thema Teamleistung

Es gibt viele Bücher, die sich mit Teams beschäftigen. Doch wo sollen wir anfangen? In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Quellen vor.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Teamleitung konkret von Jan Fischbach und Alisa Stolze

Manchmal habe ich das Gefühl, dass alle gute Ideen für Organisationsentwicklung schon längst existieren. Das stetige Karussell von neuen Methoden und Büchern bringen uns neue Buzzwords bei. Wir lernen sie brav, um relevant zu bleiben. Die Herausforderungen für Organisationen und ihre Mitglieder bleiben jedoch gleich und auch häufig gleich ungelöst. Mit Teamleitung konkret: 20 einfache Gewohnheiten und Praktiken für den Teamerfolg haben Jan Fischbach und Alisa Stolze doch einen genialer Ansatz gefunden, effektiv an den Kern der von Teams begegneten Probleme zu arbeiten, jedoch ohne neue Methode und ganz ohne Buzzwords./1/

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Die unsichtbaren Warteschlangen

Wie können Teamleiter oder Managerinnen die Produktivität ihrer Teams verbessern? Wenn zu wenig fertig wird, liegt es selten an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Arbeit ist oft schlecht organisiert. Es werden zu viele Dinge gleichzeitig erwartet, gerade im Bereich der Dienstleistungen und Wissenarbeit. In diesem Artikel gehe ich den Hintergründen nach, erkläre die wichtigen Konzepte und dann schauen wir auf Lösungen.

Demnächst erscheint unser Buch über Projektablage

Wolf und ich haben lange daran gefeilt. Wir haben einen Leitfaden für den Umgang mit Dokumenten in Projekten geschrieben. Wer möchte, kann sich schon eine Leseprobe bei Leanpub herunterladen: https://leanpub.com/projektablage/

Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook)

Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen