Direkt zum Hauptbereich

Auf dem Weg zu einer gemeinsamen, aufgeräumten Ablage

Ein gemeinsam gepflegter Datenbestand ist die Grundlage für das schnelle Abschließen von Vorgängen. Das Wissen, das von anderen erzeugt, kann uns bei unserer eigenen Arbeit helfen. Aber nur, wenn wir es auch finden. Hier ein paar Thesen zur Umsetzung.

Wie sieht eine aufgeräumte Ablage aus?

Bei einer aufgeräumten Ablage ist der Desktop leer

Eine gute Ablage ist schnell zu erkennen. Auf dem Schreibtisch und auf dem Desktop im Computer liegen keine Dokumente. Auch das Postfach ist leer, weil alle E-Mails zügig verarbeitet und in der Ablage beim entsprechenden Vorgang liegen. Es gibt ein gemeinsames Laufwerk. Bis auf wenige Ausnahmen hat jeder Zugriff auf jeden Ordner. Am einfachsten gelingt uns dies mit einer Ablage, die nach Vorgängen sortiert ist. Es gibt zwei Ablagen: eine für die laufenden Vorgänge und ein Archiv, in das alles verschoben wird, das sich erledigt hat.

Was ist eine vorgangsorientierte Ablage?

80-90% der Dokumente, die wir erzeugen oder empfangen, brauchen wir schon nach kurzer Zeit nicht mehr. Wenn wir es schaffen, diese von den Dokumenten zu trennen, die wir immer wieder brauchen, reduzieren wir den Datenbestand unserer aktiv genutzten Dokumente auf 10-20%.

Für jeden neuen Vorgang legen wir einen eigenen Ordner an, z. B. „2022-05-16_Uni Neustadt_Anfrage Digitalisierung“. Der Vorgangsname muss so eindeutig sein, dass er in diesem Fall von anderen Anfragen von anderen Unis, zu anderen Themen oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschieden werden kann. Nach Abschluss wird dieser Vorgang ins Archiv geschoben.

Da es nach kurzer Zeit sehr viele laufende Vorgänge in einer Organisation gibt, ist es praktisch, sie nach ähnlich ablaufenden Prozessen zu gruppieren, z. B. in „Anfragen bearbeiten“, „Projekte durchführen“ oder „Feste feiern“.

Was ändert sich, damit eine gemeinsame Ablage funktioniert?

  • Es gibt eine gemeinsame Ablage für alle. Bis auf wenige Ausnahmen haben alle auf alle Ordner Zugriff. (Die erzeugten Dokumente gehören nicht den einzelnen Personen und Abteilungen, sondern der ganzen Organisation.)
  • Es wird nicht mehr nach Themen, sondern nach Vorgängen und Prozessen abgelegt. Die Wissensdokumente und hilfreichen Vorlagen kommen nicht in einen allgemeinen Ordner, sondern zu den entsprechenden Prozessordnern.
  • E-Mails kommen in die gemeinsame Ablage und werden aus dem Postfach gelöscht.
  • Zu jedem Vorgang mit es eine:n Vorgangsverantwortliche:n. Er/sie legt einen neuen Ordner an, wenn ein Vorgang ausgelöst wird und sorgt für das Archivieren nach Abschluss.

Wie kommen wir zu einer neuen Ablage?

Ein Umsortieren des alten Datenbestandes ist nicht wirtschaftlich. (Selbst wenn man nur 30 Sekunden für das Verschieben eines Dokuments von der alten in die neue Ordnung bräuchte, wäre dies je ein Arbeitstag für 1.000 Dateien.)

Stattdessen empfiehlt sich folgendes Vorgehen:Es wird ein Kernteam zusammengestellt, das die Prozesse der Kolleg:innen erkundet und daraus einen Vorschlag für eine Struktur erstellt (einen sog. Ordnerplan).

  • Alle bekommen eine Einweisung in die Prinzipien der neuen Ablage.
  • Es wird eine neue leere Ablage mit der neuen Struktur angelegt, auf die alle Zugriff haben. (Für vertrauliche Vorgänge, z. B. aus dem Personalbereich gibt es besondere Vereinbarungen.)
  • Die alten Ordner werden ins Archiv geschoben und auf schreibgeschützt gesetzt. Jeder kann noch in die alten Daten sehen, aber nichts mehr ändern oder dort anlegen.
  • Neue Vorgänge werden in der neuen Ablage angelegt. Wenn jemand einen alten Vorgang bearbeitet, holt er sich die Daten aus dem Archiv und legt einen Vorgang in der neuen Ablage an.
  • Es gibt einen oder mehrere Ansprechpartner, die helfen, wenn jemand nicht weiß, wo die Vorgänge am besten abgelegt werden.
  • Die gemeinsame Ablage liegt in der Verantwortung aller. Änderungen an der Struktur werden gemeinsam beschlossen. Eine aktive Ablage wird immer eine Baustelle bleiben, weil sich auch unsere Aufgaben und Arbeitsweisen ständig verändern.

Es lohnt sich, einen „Aufräumtag“ einzuplanen, an dem alle zusammenkommen und die neue Ablage mit ihren gerade laufenden Vorgängen anlegen und ggf. die dafür nötigen Dokumente umziehen. Wenn jemand Fragen an die Gruppe hat, können diese sofort geklärt werden.


Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt. 

 

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Den passenden Job finden

Hier teile ich, wie ich daran arbeite, endlich den richtigen Job zu finden. Kleingedrucktes: Dieser Artikel richtet sich (natürlich) an jene, die gerade in der luxuriösen Position sind, dass sie nicht jedes Angebot annehmen müssen. Anstatt von Engagement zu Engagement zu hetzen und frustriert zu sein über Konzernstrukturen, fehlende Ausrichtung und die Erkenntnis, dass in einem selbst beständig die Hintergrundfrage nagt, ob es das ist, womit man seine immer knapper werdende Lebenszeit wirklich verbringen möchte, gibt es manchmal auch die Möglichkeit, die nächste berufliche Station etwas nachhaltiger auszusuchen - auch, um tatsächlich (etwas) mehr beitragen zu können.

Die Microsoft Teams-Not-To-Do-Liste

Viele hoffen, dass es  für die Einrichtung von Microsoft Teams  den Königsweg gibt, den perfekten Plan – doch den gibt es leider (oder glücklicherweise?) nicht. Genauso wenig, wie es jemals einen Masterplan für die Organisation von Gruppenlaufwerken gab, gibt oder je geben wird. Was gut und vernünftig ist hängt von vielen Faktoren und ganz besonders den Unternehmensprozessen ab. Sicher ist nur eines: Von alleine entsteht keine vernünftige Struktur und schon gar keine Ordnung. Dafür braucht es klare Entscheidungen.

Agilität ist tot. Ausgerechnet jetzt?

Agilität wird zurückgefahren, Hierarchien kehren zurück. Doch ist das wirklich der richtige Weg in einer Welt, die immer unberechenbarer wird? Oder erleben wir gerade eine riskante Rolle rückwärts?

Wie beschreibt man einen Workshop für eine Konferenz?

Konferenzen bieten immer ein gutes Forum, um sein Wissen und seine Erfahrungen zu teilen. Was für die Vortragenden selbstverständlich scheint, ist für die Besucher:innen oft unverständlich. Wie können Vortragende ihren Workshop in 2-3 Sätzen beschreiben, damit die Besucher:innen schnell einschätzen können, er sich für sie lohnt?

Gemeinsam eine Anwenderdokumentation erstellen

Unternehmenssoftware ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Anwenderinnen und Anwendern, den Unternehmensprozessen und den Ergebnissen. Normalerweise schreibt der Hersteller der Software die Dokumentation für diejenigen, die die Software benutzen. Wenn die Software allerdings stark angepasst wurde, muss die Dokumentation von denen kommen, die die Prozessmaschine am besten verstehen - den Anwenderinnen und Anwendern. Wie könnte man das praktisch machen?

Scrum und Hardware: Es kommt auf die Basics an

Man kann Hardwareprodukte agil entwickeln. Zum einen kommt Scrum aus der Hardwareentwicklung. Die Softwerker haben die Hardwarekonzepte auf ihre Situation übertragen. Zum anderen hat Hardwareentwicklung heute ganz viel mit Software zu tun. Gerade in frühen Phasen kann man sich mit Simulationen noch viele Wege offen halten und mehrere Pfade parallel verfolgen. In diesem Beitrag empfehle ich eine Podcastfolge und ein Buch, für alle, die mit der Geschwindigkeit ihrer Hardwareentwicklung nicht zufrieden sind.