"Wir möchten darauf hinweisen, dass ein 'einfacherer' Weg der Beschaffung leider nicht möglich ist." - Agile, here we come!

Warum nur dauert bei uns alles so lang? Warum nur ist's so teuer? Ein vertrauenerweckender Liebesbrief, fast wie aus unserem echten, gut organisierten, hocheffizienten, leistungsorientierten Berufsleben gegriffen. Agile, here we come! (Maximize the work not done? Äh, naja...)

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Von: Erik Musterfrau
Gesendet: 2020
An: Michaela Müller
Cc: Beate Bauer, Sebastian Schmidt
Betreff: Anfrage Inhouse Training "Scrum"

Sehr geehrte Damen und Herren,

in unserer Firma möchten wir gerne unsere Mitarbeitenden in einer Schulung zum Thema »Scrum« fortbilden.

Inhalte / Zielgruppe

Die Schulung richtet sich an die Mitarbeitenden einer Abteilung, die ihre Prozesse agiler umgestalten möchte. Ziel des Trainings ist es, einen ersten Überblick über die Abläufe und Rollen zu erhalten, um Scrum als Projektmanagement-Methode anwenden zu können.

Umfang der Leistung

Das Training soll 2 Tage dauern und die Trainingssprache sollte Englisch sein.
Bitte beachten Sie, dass das Training möglichst viele praktische Übungen beinhalten soll.
Bitte geben Sie die maximale Teilnehmendenzahl an. 

Das Training soll in 2021 an von uns noch festzulegenden Standorten stattfinden.
Wir organisieren die Logistik, inklusive TN-Kommunikation und Registrierung.
Der aktuelle Vertrag würde ein Training im zweiten oder dritten Quartal beinhalten.

Ablauf des Angebotsprozesses

Aufgrund unserer Beschaffungsrichtlinien haben wir einen festgelegten Ablauf im Einkaufsprozess einzuhalten.

Setzen Sie deshalb bitte die Kolleg*Innen Bauer und Schmidt in allen Emails auf cc. 

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Zunächst schreiben wir mehrere Anbieter*innen an und bitten um Angebote. 

Wir kennen Ihre Sorge bezüglich des Aufwandes und versichern Ihnen deshalb: Zu diesem Zeitpunkt steht selbstverständlich der/die Anbieter*in noch nicht fest.

Wir bitten Sie um ein Grobkonzept, das folgende Inhalte beinhaltet:

• Inhalte, angepasst an die Zielgruppe (gelistet), entsprechend dieser Beschreibung
• Methoden (wie arbeiten Sie typischerweise in so einem Training)
• Rahmen (Anzahl Tage, Anzahl TN)
• Erster Entwurf eines spezifischen Trainer-Leitfadens, so, wie Sie das Training aus dieser Beschreibung verstehen (Zeitplan / Inhalte / Methoden / Ziele der einzelnen Trainingseinheiten), um Ihre Vorgehensweise besser kennenzulernen.
• Um das Training später an die spezifischen Bedarfe unserer Mitarbeitenden anzupassen, wird dieser Trainer-Leitfaden nach Vertragsabschluss, in Zusammenarbeit mit unserer internen Trainingsabteilung, noch entsprechend angepasst werden müssen.
• Bitte beachten Sie hierbei, dass ohne die Vorlage eines Trainer-Leitfadens kein Vertrag zustande kommt.
• Kosten (bitte beachten Sie die anhängigen Reisekostenbestimmungen), falls Ihre Reisekosten realistisch die vorgegebenen Angaben überschreiten, bitten wir Sie um Anmerkungen zu zusätzlichen Bedarfen.
• Trainer/in-Profil für die vorgeschlagene Maßnahme.
• Mögliche / Nicht-mögliche Zeitfenster in 2021

Das Angebot muss bitte unbedingt ein Datum und eine Angebotsnummer haben und es muss bitte unterschrieben sein. 

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Sie brauchen es uns nicht in Papierform zuzusenden, eine gescannte Unterschrift genügt.

Wir bitten um Verständnis, dass wir keine telefonischen Nachfragen annehmen dürfen (Compliance).

Wir geben Ihre Unterlagen selbstverständlich nicht weiter und verwenden sie auch nicht. Es geht uns lediglich darum, kennenzulernen, wie Sie methodisch vorgehen und wie dicht Sie planen.

• Nach Abschluss der Einholung der Angebote wird gemeinsam entschieden, welche*r Anbieter*in eingesetzt werden soll.
• Nach der Entscheidung wird der/die Anbieter*in kurzfristig informiert und der Einkauf setzt sich mit dem/der Anbieter*in in Verbindung, der/die einen Vertrag erhalten soll.

Nach Abschluss des Vertrags wird die Konzeption in Zusammenarbeit mit unserer internen Trainingsabteilung finalisiert und mögliche Termine werden abgestimmt.

VERTRAG

Einen Mustervertrag finden Sie anhängig.

Bitte beachten Sie die genaue Beschreibung des Leistungsumfangs §2 Absatz 2.

Wir möchten darauf hinweisen, dass ein „einfacherer“ Weg der Beschaffung leider nicht möglich ist. Wir versichern Ihnen aber ebenfalls, dass zu keinem Zeitpunkt eine schnelle Entscheidung, getrieben durch eindimensionale Kennzahlen wie Größe des Unternehmens oder geringster Preis, vorgenommen wird.

Wir suchen nach Trainer*innen, die maßgeschneiderte Produkte anbieten und mit uns gemeinsam Spaß daran haben, unseren Teilnehmenden das „best Training ever“ zu liefern.

Wenn Sie das auch möchten, freuen wir uns jetzt schon sehr auf Ihr Angebot bis zum XX.XX.XXXX.

Herzliche Grüße
Erika Mustermann

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Erik Musterfrau
Personalentwicklung

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Edgars eigener Blog: www.trellisterium.de

Edgars Podcast: trellisterium.podbean.com 

Edgar Rodehack ist Teamwork-Enthusiast mit einem Faible für agile Formen der Zusammenarbeit. Da trifft es sich natürlich gut, dass er das beruflich macht. Er ist Organisationsberater, Business und Agile Coach, Teamentwickler und Moderator. Außerdem ist er ein Mensch mit Frau und drei Kindern, der viel Spaß am Musikmachen, Schreiben und Lesen hat. Mehr über ihn: www.rodehack.de

 

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