Montag, 2. März 2020

Was hilft einem Team mehr: Instant Messaging (Slack) oder eine gemeinsame Ablage (Dropbox)?

Wenn man im Team zusammenarbeitet, braucht man den Überblick über anstehende Aufgaben. Mit Slack und ähnlichen Tools erleben die schwarzen Bretter oder Foren wieder eine Renaissance. Kann man sagen, welches Werkzeug nützlicher ist?
Ein schwarzes Brett (Quelle: Pixabay)

Nützlich? Wozu?


In unserem Netzwerk gab es vor Kurzem die Frage, ob wir nicht Slack benutzen wollen, damit alle auf dem Laufenden bleiben und transparent wird, was so geschieht.

Slack ist ein tolles Tool. Es funktioniert zuverlässig. Ich kann es mobil und auf einem Laptop benutzen. Ich kann verschiedene Kanäle einrichten und allen im Slack-Team oder im Slack-Channel Nachrichten schicken. Im Vergleich zu einem längeren E-Mail-Austausch, in dem jeder auf jede E-Mail antwortet, ist Slack doch deutlich übersichtlicher.

Slack (oder ein vergleichbares Werkzeug) ist dann nützlich, wenn es ALLE Vorgänge im Team abbildet. Wenn es das nicht tut, fange ich wieder in verschiedenen Medien an zu suchen. War die Info bei Slack, in einer E-Mail, in einem E-Mail-Anhang oder in einer Kurzmitteilung? Wir nennen das Medienbruch. Aber es reicht noch nicht, alle Vorgänge in Slack abzubilden.

Eine gemeinsame Ablage ist sinnvoller


Wie manche Leserinnen und Leser wissen, ist Teamablage eines meiner Themen. (Da biete ich übrigens auch ein- und zweitägige Seminare zur Teamablage an).

Wir leben in einer Zeit des Informationsüberflusses. Deswegen haben wir bei unserer Ablagetechnik das Konzept des Vorgangs. Ein Vorgang wird ausgelöst, bearbeitet und abgeschlossen. Wenn ich mich im Team abstimme, bezieht sich das meist nur auf die laufenden Vorgänge, selten auf abgeschlossene Vorgänge.

In einer Ablage kann ich einen Vorgang archivieren. Und genau das geht in Slack nicht. Ich kann einen Kanal umbenennen oder verlassen; aber nicht archivieren.

Egal, für welches Werkzeug Sie sich im Team entscheiden: Wichtig sind die gemeinsamen Regeln für die "Ablage":
  • Wann wird ein neuer Vorgang (Channel oder Ordner) angelegt? Wie wird er benannt?
  • Welche Informationen werden im Ordner oder im Channel geteilt?
  • Wann wird ein Vorgang beendet? Wie kommt er aus der Liste der laufenden Vorgänge? Was passiert mit dem im Vorgang erzeugten Wissen?
Wenn Sie diese Regeln klären, finden Sie sich mit jedem Werkzeug zurecht.

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