Montag, 14. Januar 2019

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Neues Jahr - neuer Abschnitt

Abschnittsgruppe für Erledigtes

Tun Sie sich einen Gefallen: schaffen Sie sich Erledigtes aus der Sicht. Das geht ganz prima mit einer Abschnittsgruppe, die "Archiv" heißt oder "erledigt2018" oder auch mit einem eigenen Notizbuch mit diesen Titeln. Der wesentliche  Unterschied dabei: Das separate Notizbuch kann geschlossen werden, danach tauchen die Inhalte bei Suchen nicht weiter auf. Möchte man doch einmal darauf zugreifen geht das bestens über Datei | Öffnen | Zuletzt verwendet.

Für fortlaufende Protokolle: Farben für mehr Übersicht

 

Eine mich wirklich begeisternde Idee habe ich bei einem Kunden abgeschaut: In diesem Team werden die Protokolle fortlaufend in einem OneNote-Abschnitt geführt. Das heißt, das Protokoll vom letzten Mal wird fortgeschrieben und für jede Sitzung kopiert. 

In der Zwischenzeit wird das, was passiert direkt im Protokoll vermerkt und entsprechend farbig gekennzeichnet.

Sie sehen die Farben als Kategorien oben: Kritisch geworden - inzwischen erledigt - neu hinzugekommen.

So hat man beim Start der Sitzung gleich einen perfekten Überblick. Das Team hat die Einträge "von Hand" gefärbt, mein Vorschlag ist, das als Kategorie anzulegen.

Agenda/Protokoll für agile Teams: wie viele Minuten brauchst Du?

Auch diese Vorlage eines agil arbeitenden Tams hat mich ebenfalls begeistert:



Hier können die Besprechungsdetails einfach hinzugefügt werden. Wer ein Anliegen hat, schreibt das in die Spalte "Frage" und fügt auch die geschätzte Dauer sowie die Priorität hinzu.

Während des Meetings wird die Antwort eingetragen, und ggf. werden ganz unten auf der Seite die sich daraus ergebenden ToDos hinzugefügt.

Kleiner Trick zum Abschluss

Für alle, die gerne tippen und Shortcuts mögen: meistens werden Protokolle als Tabelle angelegt. Eine neue Spalte rechts erzeugt man mit: STRG + ALT + R


Anmerkungen

/1/ Sigrid Hess: Echtzeitprotokolle in OneNote, Teamworkblog, erschienen am 27. August 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/08/echtzeitprotokolle-in-onenote.html







Kommentare:

  1. Danke für den Impuls.
    OneNote mausert sich mehr und mehr zu einem echten Produktivitätsbooster! Wir setzen dennoch für unsere Meeting 4Minitz ein (https://www.4minitz.com) Dabei steht für uns im Vodergrund auch mal in ältere Minutes schauen zu können und wiederkehrende Aufgaben relativ einfach zu erstellen

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  2. Vielen Dank Alex, das schaue ich mir sehr gerne mal an.

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