Montag, 5. Mai 2014

Formulare und Checklisten in Word

„Früher war das kein Problem, aber seit der neuen Office-Version kann ich keine Formulare mehr machen!“ Das habe ich nun schon so oft gehört, dass ich – in meiner Reihe „Vorlagen für das Team“ das Thema aufgreifen möchte. Checklisten und Formulare sind gute, wichtige und praktische Werkzeuge der Prozesssteuerung. Es lohnt sich, diese so gut zu machen, dass sie gerne benutzt werden.

Über Inhaltliches hat Jan schon einen Artikel geschrieben. /1/ Hier geht es, wie angekündigt – um die pragmatisch-technische Durchführung.

Als Allererstes: Prüfen Sie bitte, ob Ihr Word das Register Entwicklertools aufweist. Das sollte weit rechts nach dem Register Ansicht kommen.

Ist dort nichts zu sehen, gehen Sie bitte auf: Datei-Optionen-Menüband anpassen. Dort sehen Sie in der rechten Leiste die Liste der Menübänder, dort aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen vor Entwicklertools. /2/
Auf diesem Menüband sind sie, die Element für Formulare.

Hauptsächlich brauchen Sie:
a) Rich-Text Steuerelement (formatierter Text)
b) Kombinationsfeld (Auswahl aus Liste oder freie Eingabe
c) Dropdownlisten-Steuerelement (nur Auswahl aus einer Liste)
d) und Kontrollkästchenelement (zum Ankreuzen per Klick).

Sie stellen Ihren Cursor an die Stelle, an der das Element erscheinen soll und wählen mit einfachen Klick aus der Gruppe der Steuerelement das richtige aus.

Schalten Sie in den Entwurfsmodus und aktivieren Sie dann die Eigenschaften Ihres Feldes. So können Sie z.B. eine Standard-Vorgabe definieren oder auch den späteren Benutzern der Vorlage Anleitung geben.
Titel: Dieser Begriff steht später über dem Inhaltssteuerelement, jedoch nur wenn das Feld angeklickt ist.
Ist der Inhalt eingetragen und das Feld verlassen, unterscheidet sich der Inhalt der Formularfelder nicht vom Fließtext!
Tag: zusätzliche Möglichkeit eines erklärenden Wortes. Wird das nicht ausgefüllt, steht im Tag dasselbe wie im Titel
„Klicken Sie um Text einzugeben“ oder „Wählen Sie ein Element aus“ das ist der grau geschriebene Platzhalter-Text. Im Entwurfsmodus kann er geändert werden. Das ist zu empfehlen, weil es das Ausfüllen einfacher macht.

Als „Zuhause“ für die Elemente nehme ich meist eine Tabelle.

Das kleine Beispiel hier ist ein einfaches: in einer Marktkette müssen abends eventuelle Abweichungen in der Kasse festgehalten werden. Damit keine wichtige Info vergessen wird, gibt es ein kleines Formular (bitte nicht inhaltlich bewerten, ich habe von dem Prozess selbst keine Ahnung), das ausgefüllt so aussieht:

Sowohl der Name des Filialleiters als auch die Niederlassung sollen in Auswahllisten zur Verfügung stehen. Beim Namen sollen freie Eingaben möglich sein (Kombinationsfeld wählen), beim Standort der Filiale nicht (Dropdownlisten-Steuerelement wählen) .

Im Entwurfsmodus sieht das so aus:



 Das Formular so, wenn es zum Ausfüllen bereit ist:



Diese Formularfelder funktionieren – im Gegensatz zu ihren Vorgängern unter Word 2003 – auch in ungeschützten Dokumenten! Wollen Sie einen Dokumentschutz anwenden, öffnen Sie den entsprechenden Aufgabenbereich.




Im Abschnitt 2 finden Sie die Bearbeitungseinschränkungen:




Wenn Sie Ausfüllen von Formularen wählen, können die Benutzer per TAB-Taste von einem Feld zum nächsten springen und so schnell ihre Eingaben machen. Dann ist auch der Rest des Dokumentes geschützt, d.h. der Bearbeiter kommt nur in die Formularfelder, sonst kann nichts angeklickt werden.

Sie können einen Kennwortschutz vergeben, müssen aber nicht. Wenn Sie kein Kennwort vergeben, lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer.

Anmerkungen & Literatur

 

/1/ Jan Fischbach: Blogbeitrag vom 18.02.2013, "Eine Checkliste ist weder Plan noch Fragebogen
/3/ Immer gut ist Pia Borks Office-Lexikon, hier passt dieser Artikel zur Optimierung der Team-Zusammenarbeit mit Word: "Word - Schnellbausteine für ein Team"

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